Import 1 Import af egne filer Har I adgang til importmodulet kan I importere jeres egne filer til CRM-DIRECT. Import kan kun foretages af en administrator,

Præsentationer af emnet: "Import 1 Import af egne filer Har I adgang til importmodulet kan I importere jeres egne filer til CRM-DIRECT. Import kan kun foretages af en administrator,"— Præsentationens transcript:

1 Import 1 Import af egne filer Har I adgang til importmodulet kan I importere jeres egne filer til CRM-DIRECT. Import kan kun foretages af en administrator, og selvom der forud for importen foretages en validering af filens indhold og format tilrådes en vis forsigtighed. Vi har bestræbt os på at udvikle et modul, der både giver den størst mulige fleksibilitet og samtidig tager højde for situationer hvor det kan gå galt, men hovedreglen er: Garbage in = Garbage out. Hvis der importeres en fil med stave-/skrivefejl eller forkerte oplysninger, bliver resultatet og dermed jeres CRM-database også derefter. Når data importeres overskrives evt. eksisterende data med data fra importfilen, hvis der er et match på nøglen (KOBnr. eller Kundenr.) Bemærk: Når importen er påbegyndt, kan den ikke fortrydes/annulleres. Til gengæld kan I validere jeres filer så ofte I har lyst. Filens format Filformatet skal være semikolon separeret *.csv-fil Det er muligt at gemme en Excel-fil i dette format ( skal gøres i Excel), men vær opmærksom på, at kolonner som ikke skal medtages skal slettes. Det er ikke nok at rydde indholdet, da Excel under konverteringen oversætter den tomme kolonne til semikolon, og filen derfor vil blive afvist under valideringen, med den begrundelse at den indeholder for mange kolonner. Data der kan importeres Importmodulet giver adgang til at importere danske kunder/virksomheder og kontaktpersoner, men for at systemet kan genkende oplysningerne og placere dem i de korrekte felter, er det nødvendigt at navngive kolonneoverskrifterne jfr. de følgende sider, hvor vi har specificeret hvilke oplysninger der kan importeres. Her gennemgås også hvad der valideres for og hvilket resultat man kan forvente at få efter importen. Da importen samtidig giver mulighed for tilknytning af parametre, kundegrupper, oprettelse af kundegrupper samt tilknytning af ansvarsområder på kontaktpersoner er det en god idé at gennemgå vejledningen grundigt. Der kan oprettes tilknytning til flere parametre/ansvarsområder og kundegrupper ved samme import. Mængde 5000 linier pr. fil indenfor ”prime time” kl. 09.00 – 16.00 20000 linier pr. fil udenfor ”prime time” Hvor mange kunder/virksomheder dette repræsenterer afhænger af, hvor mange kontaktpersoner der skal importeres - idet 1 kontaktperson = 1 linie. Bemærk: Import af store mængder data, tager tilsvarende tid og kan påvirke hastigheden. Dette er både afhængig af antal linier og hvor mange data hver linie indeholder. Importer derfor gerne mindre filer, og foretag evt. et kvalitetscheck af dine data efter udført import. Bemærk: Importfilen skal som minimum indeholde nøgle – KOBnr eller Kundenr og navn eller navn såfremt der ikke er nogen nøgle. Vi anbefaler naturligvis ikke import af filer uden nøgle, da dette indebærer en risiko for dubletter.

2 Import 2 ValideringDer tjekkes om kolonneoverskriften er korrekt. Skal være = kobnr Der tjekkes om der er tilvalgt nøgle Der tjekkes om der er kobnr i hver linie Der tjekkes om kobnummeret eksisterer og om det er inaktivt Der tjekkes om kobnummeret eksisterer flere gange i filen med forskellige oplysninger Hvis Kobnr. er inaktiv stoppes valideringen. Du kan herefter fjerne de pågældende linier og foretage ny validering eller vælge at acceptere inaktive kobnr. ImportHvis kobnummeret ikke findes i CRM i forvejen oprettes det via importen Hvis kobnummeret findes i CRM i forvejen oprettes det ikke igen, men oplysningerne i filen overskriver de tilsvarende oplysninger i basen. Hvis kobnr. er inaktiv og du ikke har valgt at acceptere inaktive kobnr. stoppes importen. Herefter har du samme muligheder som ved valideringen Kobnr = Nøgle, Talfelt – max. længde: 9 Kundenr = Nøgle, Tekstfelt – max. længde: 50 ValideringDer tjekkes om kolonneoverskriften er korrekt. Skal være = kundenr Der tjekkes om kundenummeret eksisterer flere gange i filen med forskellige oplysninger – er dette tilfældet stoppes valideringen. Der tjekkes om der er tilvalgt nøgle ImportHvis kundenummeret ikke findes i CRM i forvejen oprettes det via importen Hvis kundeummeret findes i CRM i forvejen oprettes det ikke igen, men oplysningerne i filen overskriver de tilsvarende oplysninger i basen. Navn = Kundenavn, Tekstfelt – max. længde: 255 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Navn Firmanavn skal altid være repræsenteret i importfilen. Der valideres om der er firmanavn i hver linie. Det samme firmanavn må gerne optræde i flere linier. ImportFirmanavn i systemet overskrives med firmanavn i importfilen. ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Adresse Adresse behøver ikke at være repræsenteret i importfilen. ImportAdressen i systemet overskrives med adressen i filen. Hvis adresse er blank i importfilen vil eksisterende adresser ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser vil adressefelterne i så fald være blanke. Adresse = Kundeadresse, Tekstfelt – max. længde 150 Postnr = Kundepostnummer, Talfelt – max. længde: 4 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Postnr Postnr behøver ikke at være repræsenteret i importfilen. Der valideres for om postnr indeholder flere end 4 tegn. Ved overskridelse af max. stoppes valideringen ImportPostnr i systemet overskrives med postnr i filen. Hvis postnr er blankt i importfilen vil eksisterende postnr ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser vil postnr feltet være blankt. Kundenr2 = Alternativt kundenr. – ej nøgle, Tekstfelt – max. længde: 50 ValideringDer tjekkes om kolonneoverskriften er korrekt. Skal være = kundenr2 Kan både indeholde tal og bogstaver. Der valideres på max. Længde = 20 tegn. Samme kundenr2 kan godt optræde ud for forskellige kundeemner ImportHvis kundenr2 importeres i kombination med nøgle overskrives kundenr2 i basen med kundenr2 i filen.

3 Import 3 Telefon = Kundetelefonnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Telefon Telefon behøver ikke at være repræsenteret i importfilen. Der valideres for om Telefon indeholder flere end 20 tegn. Ved overskridelse af max. stoppes valideringen ImportTelefon i systemet overskrives med Telefon i filen. Hvis Telefon er blankt i importfilen vil eksisterende Telefonnr. ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser vil Telefonnr. feltet være blankt. Fax = Kundefaxnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Fax Fax behøver ikke at være repræsenteret i importfilen. Der valideres for om Fax indeholder flere end 20 tegn. Ved overskridelse af max. stoppes valideringen ImportFax i systemet overskrives med Fax i filen. Hvis Fax er blankt i importfilen vil eksisterende Faxnr. ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser vil Faxnr. feltet være blankt. www = Kunde hjemmeside, Tekstfelt – max. længde: 255 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = www www behøver ikke at være repræsenteret i importfilen. Importwww i systemet overskrives med www i filen. Hvis www er blankt i importfilen vil eksisterende www ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser vil www feltet være blankt. Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med liste af værdier eller Ja/Nej parametre ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Parameter$navn (ordet navn erstattes med parameterets navn) Parameter behøver ikke at være repræsenteret i importfilen, men hvis det medtages skal parameterværdien udfyldes i alle linier hvor samme virksomhed optræder, og værdien skal i det tilfælde være ens. Der valideres for om parameteret er oprettet i systemet og at værdierne i filen er identisk med værdierne oprettet i systemet. ImportVærdierne i filen erstatter værdierne i systemet – står der ja i systemet og Nej i filen, vil værdien efter importen være Nej. Blanke felter i systemet tilføjes værdier fra filen. Blanke værdier i filen erstatter ikke udfyldte værdier i systemet. Det er ikke muligt at blanke/nulstille værdier via import Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med typen tekst. Værdi = Tekstfelt, max. længde: 255 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Parameter$navn (ordet navn erstattes med parameterets navn) Parameter behøver ikke at være repræsenteret i importfilen, men hvis det medtages skal parameterværdien udfyldes i alle linier hvor samme virksomhed optræder, og værdien skal i det tilfælde være ens. Der valideres for om parameteret er oprettet i systemet og om værdien må være tekst. ImportVærdierne i filen erstatter værdierne i systemet – står der Hej i systemet og Hallo i filen, vil værdien efter importen være Hallo. Blanke felter i systemet tilføjes værdier fra filen. Blanke værdier i filen erstatter ikke udfyldte værdier i systemet. Det er ikke muligt at blanke/nulstille værdier via import

4 Import 4 Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med typen tal ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Parameter$navn (ordet navn erstattes med parameterets navn) Parameter behøver ikke at være repræsenteret i importfilen, men hvis det medtages skal parameterværdien udfyldes i alle linier hvor samme virksomhed optræder, og værdien skal i det tilfælde være ens. Der valideres for om parameteret er oprettet i systemet og at værdierne er nummeriske og ikke indeholder tegn og/eller bogstaver. ImportVærdierne i filen erstatter værdierne i systemet – står der 1000 i systemet og 2000 i filen, vil værdien efter importen være 2000. Blanke felter i systemet tilføjes værdier fra filen. Blanke værdier i filen erstatter ikke udfyldte værdier i systemet. Det er ikke muligt at blanke/nulstille værdier via import Parameter$Navn = Parameterets overskrift og de tilhørende værdier i cellerne/linierne. Gældende for parametre med typen dato ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Parameter$navn (ordet navn erstattes med parameterets navn) Parameter behøver ikke at være repræsenteret i importfilen, men hvis det medtages skal parameterværdien udfyldes i alle linier hvor samme virksomhed optræder, og værdien skal i det tilfælde være ens. Der valideres for om parameteret er oprettet i systemet og at værdierne har et gyldigt datoformat – dd.mm.åååå, dd/mm/åååå eller dd-mm-åååå, og om angivne datoer eksisterer jfr. vesteuropæisk kalender. ImportVærdierne i filen erstatter værdierne i systemet – står der 01.01.2005 i systemet og 31.12.2004 i filen, vil værdien efter importen være 31.12.2004 Blanke felter i systemet tilføjes værdier fra filen. Blanke værdier i filen erstatter ikke udfyldte værdier i systemet. Det er ikke muligt at blanke/nulstille værdier via import Kundegruppe$Navn = Navn på kundegruppe der enten skal skabes ved importen, eller eksisterende kundegruppe som emnerne skal tilknyttes. Kundegruppenavn, Tekstfelt - max. længde: 50. Værdi, Talfelt - max. længde: 1 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Kundegruppe$navn (ordet navn erstattes med navnet på kundegruppen. Kundegruppe behøver ikke at være repræsenteret i importfilen, men hvis det medtages skal der i alle linier hvor samme virksomhed optræder, være tilføjet et 1-tal. Der valideres for om kundegruppen eksisterer i forvejen. Man kan nøjes med at knytte udvalgte emner i filen til kundegruppen. ImportHvis kundegruppen eksisterer i forvejen (100% overensstemmelse) knyttes emner med et 1-tal i filen til denne. Hvis kundegruppen ikke eksisterer i forvejen oprettes den samtidig med importen. Blanke værdier i filen erstatter ikke udfyldte værdier i systemet. Det er muligt at fjerne tilknytningen til en kundegruppe v.h.a. masseopdatering i selve systemet, og denne mulighed er ikke inkluderet i importmodulet. CVRnr = Kundens CVR-nummer, Tekstfelt – max. længde: 20 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = cvrnr Cvrnr behøver ikke at være repræsenteret i importfilen. ImportCvrnr i systemet overskrives med Cvrnr i filen. Hvis cvrnr er blankt i importfilen vil eksisterende cvrnr ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser vil cvrnr feltet være blankt.

5 Import 5 Kontaktnavn = Navn på kontaktperson, Tekstfelt – max. længde: 255 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Kontaktnavn Der valideres på om kontaktnavn er udfyldt såfremt andre kontaktoplysninger optræder i filen. Der valideres på om det samme kontaktnavn optræder ud for samme virksomhed. Kan både indeholde bogstaver, tal og tegn. Der valideres ikke på formatet. Hvis kontaktnavn ikke er udfyldt afvises øvrige kolonner vedr. kontaktperson-oplysninger ImportHvis kontaktpersonen (i pågældende virksomhed) i forvejen eksisterer, opdateres evt. yderligere kontaktoplysninger fra filen. Dette forudsætter et præcist match. Såfremt Grimm E. Ulv i forvejen er oprettet og filen indeholder Grimm Ulv, vil Grimm Ulv blive tilføjet som ny kontaktperson. Kontaktmobil = Kontaktpersonens mobilnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Kontaktmobil Format valideres ikke, men kontaktnavn skal være tilstede i filen såfremt kontaktmobil medtages ImportHvis kontaktpersonen i forvejen eksisterer, erstattes mobil i systemet med mobil i filen. Hvis mobil er blankt i importfilen vil eksisterende mobilnr ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser efterlades mobilfeltet i systemet blankt. Kontakttelefon = Kontaktpersonens telefonnummer, Tekstfelt – max. længde: 20 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Kontaktmobil Format valideres ikke, men kontaktnavn skal være tilstede i filen såfremt kontakttelefon medtages. ImportHvis kontaktpersonen i forvejen eksisterer, erstattes telefon i systemet med telefon i filen. Hvis telefon er blankt i importfilen vil eksisterende telefonnr. ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser efterlades telefonnr.feltet i systemet blankt. Kontaktemail = Kontaktpersonens E-mail adresse, Tekstfelt – max. Længde: 100 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Kontaktemail Formatet valideres ikke, men kontaktnavn skal være tilstede i filen såfremt kontaktemail medtages. ImportHvis kontaktpersonen i forvejen eksisterer, erstattes kontaktemail i systemet med kontaktemail i filen. Hvis kontaktemail er blankt i importfilen vil eksisterende kontaktemail ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser efterlades feltet i systemet blankt. Importen sætter ikke automatisk hak ved ”vil modtage e-mail”. Kontaktstilling = Kontaktpersonens stilling eller titel (den der vises i oversigtsbilledet) Tekstfelt – max. Længde: 255 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Kontaktstilling Formatet valideres ikke, men kontaktnavn skal være tilstede i filen såfremt kontaktstilling medtages. ImportHvis kontaktpersonen i forvejen eksisterer, erstattes kontaktstilling i systemet med kontaktstilling i filen. Hvis kontaktstilling er blankt i importfilen vil eksisterende kontaktstilling ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser efterlades feltet i systemet blankt.

6 Import 6 Kontaktansvarkompakt = Kontaktpersonens områdeansvar – egne typer såvel som KOB-områder Tekstfelt – max. længde: 255 ValideringDer valideres på kolonneoverskrift. Skal være = Kontaktansvarkompakt Der valideres for om valgte kontakttyper er oprettet i systemet i forvejen Flere kontaktområder skal være adskilt af #, men samlet i en kolonne. Kontaktområdet må i systemet ikke indeholde # eller ; Der valideres samtidig for om der i systemet er navnesammenfald mellem egne typer og KOB-områder ImportHvis kontaktpersonen i forvejen eksisterer, tilføjes kontaktområdet i detaljebilledet for kontaktpersonen. Hvis kontaktansvar er blankt i importfilen vil eksisterende kontaktstilling ikke blive fjernet, men ved nyoprettelser efterlades feltet i systemet blankt. Validering og import Når du har skabt din importfil, kan du påbegynde valideringen. 1. Gå til og luk søgeboksen såfremt denne fremkommer. 2. Gå til menuen og vælg herunder og dernæst : Du vil nu få selve importmenuen frem – se næste side For at blive fortrolig med importfunktionen og før du kaster dig ud i større importopgaver, kan det være en god idé at lave en lille testfil med to kundeemner + kontaktpersoner hvoraf den ene findes i databasen i forvejen (opret f.eks. en test virksomhed/kontaktperson til formålet). På den måde kan du se hvilke konsekvenser det vil få, når du begynder at tilføje parametre, ansvarsområder m.v. På supportsiden for CRM-DIRECT (klik på logoet på forsiden af CRM-DIRECT) kan du endvidere hente en forudfyldt csv-fil. Hvis du bruger denne som skabelon, skal du huske at slette de kolonner du ikke ønsker at medtage. Testfil

7 Import 7 4. Indeholder din importfil KOBnr., kundenr. eller begge skal der være hak ved. Det er muligt at importere filer uden kobnr. og kundenr., men fjerner du hakket, vil du få følgende advarsel, som skal accepteres før du kan gå videre: 3. Klik på og vælg importfil. Bemærk at der kun vises filnavne i csv-format. 5. Det kan i nogle tilfælde være nødvendigt at – f.eks. hvis resultatet 100 % skal afspejle indholdet af den importerede fil, men det skal tilvælges. 7. giver dig mulighed for at vælge om du vil vente på at hele filen valideres før du præsenteres for evt. fejl – sæt da begrænsningen til 0, eller om du hurtigst muligt vil orienteres – sæt da begrænsningen til 25 eller mindre. 8. Klik på. Når valideringen er foretaget vil du blive præsenteret for en log-fil, der fortæller om filen indeholder fejl – og i så fald hvilke og hvor i filen. Log-filen skabes både i forbindelse med validering og efter import, men overskrives fra gang til gang. Der er tale om en html-fil som lægger sig i roden af c:\. og har du brug for support fra KOB i forbindelse med import, kan log-filen være os en stor hjælp. 6. Uanset om du har valgt at oprette en ny kundegruppe i forbindelse med importen, vil emnerne blive lagt i en ny kundegruppe der automatisk oprettes medmindre du fjerner hakket ved <Opret kundegruppe for alle kundeemner>. Denne kundegruppe får tildelt navnet Importeret dd.mm.åååå.tt.mm.ss 9. Når filen er blevet valideret som fejlfri klikker du på. Efter endt import kan du evt. under Kundegrupper finde den frem, og tjekke om dine data ser fornuftige ud. Bemærk: Fejlfri validering betyder ikke at der ikke kan opstå fejl under selve importen. Afbrydes importen vil nogle kundeemner muligvis være tilføjet. Tjek evt. under Kundegrupper og fjern emnerne fra importfilen før du fortsætter. Så slipper du for at importere de samme igen.