Velkommen til Grundkursus Tema 2 Afdelingsbestyrelsen på arbejde

Præsentationer af emnet: "Velkommen til Grundkursus Tema 2 Afdelingsbestyrelsen på arbejde"— Præsentationens transcript:

1 Velkommen til Grundkursus Tema 2 Afdelingsbestyrelsen på arbejde
Afdelingsbestyrelsens 5 bud?

2 Afdelingsbestyrelsens 5 bud
1. Du er valgt til at træffe beslutninger – ikke til at administrere. 2. Du er tillidsrepræsentant for alle beboerne. 3. Du er beboernes kontaktled til administrationen og HB. Du skal fungere som igangsætter – og ikke udføre alle praktiske opgaver i afdelingen. 5. Du skal vide og vise, at de andre beboeres holdninger og meninger er lige så meget værd som dine, selv om du sidder i afdelingsbestyrelsen, og måske ikke altid er enig.

3 Kursus disposition Formål:
At give deltagerne et dybere kendskab til afdelingsbestyrelsens opgaver og arbejdsform. Indhold og emner: Beboernes rettigheder Afdelingens forretningsorden. Bestyrelsesmødet, herunder dagsorden, referat, samarbejde osv. Afdelings- og budgetmøder gennemgås, herunder: indkaldelse, afvikling, referent- og dirigentroller Afdelingsbestyrelsens Rådighedsbeløb Finansiering af fællessociale aktiviteter Fremtidsperspektivet i afdelingsbestyrelsens arbejde, herunder: Visioner og helhedsplaner Optakt til Grundkursus Tema 3 Afdelingens vedligeholdelsesplan og budget Gennemgang af, hvordan budgetterne udarbejdes

4 Lovgrundlag og AL2boligs vedtægter og forretningsorden
Lov om almene boliger m.v. Kapitel 2 §33 - §44 Beboerdemokrati Al2boligs vision og værdigrundlag AL2boligs vedtægter Kapitel 4 §14 - §18 Standardforretningsorden f.eks. Afd. 101 Engparken Afdelingen 114’s tilføjelse til forretningsorden

5 Beboernes rettigheder Se BL’s pjece Ny i afdelingsbestyrelsen side Brugsretten over lejligheden Installationsret Ret til at opsætte antenne/parabol Råderet og godtgørelse for forbedringer Ret til at søge anden bolig efter ventelistereglerne Bytteret Fremlejeret Ret til at andre i husstanden kan fortsætte lejemålet Ret til at deltage i beboerdemokratiet

6 Råderet forbedringer Kollektiv råderet Individuelle råderet
Den kollektive råderet udøves således, at det er afdelingsmødet, der træffer beslutning om arbejdernes udførelse, og således at den enkelte lejer kan beslutte, om lejeren ønsker at gøre brug af råderetsarbejderne, herunder evt. med mulighed for at individuelle ønsker imødekommes. Det er afdelingen der finansierer råderetsarbejderne, og lejerne vil blive pålignet en huslejeforhøjelse. Individuelle råderet De individuelle råderetsregler indebærer, at lejeren i princippet frit kan modernisere lejemålet efter egne ønsker. Forinden skal arbejdet godkendes af organisationen. De individuelle råderetsarbejder finansieres af lejeren selv, og lejeren vil kunne kræve godtgørelse for de afholdte udgifter ved fraflytning af lejemålet. Godtgørelsen er begrænset til et maksimum beløb. Der stilles en række nærmere betingelser vedrørende den individuelle råderet, som fremgår af driftsbekendtgørelsen.

7 Afdelingsbestyrelsens samarbjdspartnere
Hovedbestyrelse Administration Kontaktperson i hovedbestyrelsen Vejledning i samarbejde med ejendomsfunktionær og inspektør Tavshedspligt og Tavshedserklæring

8 Afdelingsbestyrelsens arbejdskalender året opdelt i hovedområder
Hele året: – Løbende samarbejde med afdelingens varmemester, og AL2boligs administration omkring den daglige drift og afhjælpning af problemer i afdelingen. Første kvartal: – Gennemgang af forrige års regnskab. Hvordan gik det? Hvad bør vi gøre ved det? Eventuelt regnskabsmøde med godkendelse af regnskabet og valg til bestyrelsen Andet kvartal: – ”Markvandring” – vurdering af afdelingens tilstand. Hvilke ønsker har vi til afdelingens vedligeholdelse, nyanskaffelser og udvikling, samt forberedelse af budget for det følgende år? Tredje kvartal: – Finpudsning af budgettet og afholdelse af beboermøde, med budgetgodkendelse og valg til afdelingsbestyrelsen. Fjerde kvartal: – Planlægning af hvilke arbejder og ændringer der skal gennemføres som konsekvens af det vedtagne budget.

9 Afdelingsmøderne Ordinært Budgetmøde eventuelt Regnskabsmøde Frister
Ekstraordinære afdelingsmøder Adgangsret – stemmeret – beslutninger Fuldmagter? Urafstemninger Mødereferater

10 Hvad forgår der på Afdelingsmøderne
Godkender regnskab og (budget) Behandling af forslag vedr.: Forbedringer og fornyelse Drift og brug af fælleslokaler Etablering/igangsætning af aktiviteter Ordensregler Vedligeholdelsesregler Kollektiv råderet og udvidet individuel råderet Påser og påtaler økonomi, drift og orden

11 Afdelings- og budgetmøder minimums dagsorden
Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. § 14 og stk. 4 og 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent ) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde ) Behandling af eventuelt indkomne forslag ) Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år ) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter ) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer ) Eventuelt.  stk. 4 Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden 5 måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet) Stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet.

12 Huskeliste for afholdelse af afdelingsmøder
I løbet af foråret modtager afdelingsbestyrelsen besked fra administrationen, om at fastsætte mødedato for efterårets budgetmøde. Mødet afholdes i perioden ca. 20. august – 20. september. Møde i afdelingsbestyrelsen med 1. Fastsættelse af mødedato 2. Mødelokale reserveres 3. Fordeling af opgaver i afdelingsbestyrelsen - Udarbejdelse af dagsorden - Forberedelse af skriftlig beretning - Hvem er på valg / genvalg? - Inden ca. 1. juni gives besked til administrationen om mødedato og reservation af lokale. - Arrangement i øvrigt 4. Eventuelle forslag fra afdelingsbestyrelsen overvejes. Se resten af listen på

13 Afdelingsbestyrelsens forretningsorden
Forretningsordenen er altid underlagt lovgivningen og Boligforeningens vedtægter Forretningsordenen indeholder spillereglerne for de enkelte afdelingsbestyrelser Forretningsordenen fastsætter afdelingsbestyrelsens størrelse Forretningsordenen afgør om der holdes Regnskabsmøde Forretningsordenen fastsætter bl.a regler for: Valg af afdelingsformand Valg på afdelingsmødet eller Konstituering i afdelingsbestyrelsen Regler for udpegning af repræsentantskabsmedlemmer Se eksempler på standard forretningsorden (afd. 315) og tilpasset (114) på hhv.:

14 Primus inter pares Afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter har taleret Suppleanter dog kun hvis de har møderet ved bestyrelsesmøder Afdelingsbestyrelsesmedlemmer har stemmeret Afdelingsformanden er afdelingsbestyrelsens kontaktperson overfor hovedbestyresen og administrationen

15 Afdelingsbestyrelsesmøder eksempel på dagsorden
1. Valg af referent 2. Godkendelse af referatet fra mødet den 30. september 2014 3. Aktuelle meddelelser 4. Nyt fra udvalgene 5. Fastsættelse af dato for maling af plankeværk , havelåger samt diverse overbygninger 6. Snerydning og glatføre bekæmpelse 7. Den grønne affalds ø 8. Smæklås i døren til vaskeriet 9. Placering af henvisningskilt til nr 10. Ekstra støbning til fugleredegyngen 11. Drøftelse om der skal foretages renovering af garagen 12. Eventuelt

16 Lidt om hvilke penge afdelingsbestyrelsen direkte kan råde over
Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb der budgetteres i 2014 med max kr. pr. medlem Afdelingsbestyrelsen kan medregne suppleanter, hvis de deltager i bestyrelses-aktivitetrne. Arrangementer for beboere – f.eks. fællesspisninger fester og udflugter. Beløbet ”fastlægges” af afdelingsbestyrelsen, der så får det indregnet i budgettet (konto 119)

17 Visioner og helhedsplaner
Visioner Hvor vil vi hen? Hvordan ønsker vi at afdelingen skal udvikle sig mht. Bygninger og udearealer Beboerservice De boligsociale forhold Vedligeholdelses- og Helhedsplaner Afdelingens vedligeholdelsesplan også kaldet langtidsbudgettet handler om, hvordan vi bevarer status quo – den nuværende tilstand. Helhedsplanener er mere omfattende og beskriver større forandring f.eks. total renovering af en afdeling, så den bringes op til dagens standard Klima - døre, vinduer, murværk, varmesystem etc Modernisering - køkken, bad etc Udeområder Beboerservice Det sociale liv i afdelingen