Søg i KOB 1 IndholdSide Søg virksomheder i KOB 2 Firmaopslag 2 - Virksomhedsprofilen3 - Overfør virksomhed/person til CRM3-4 - Overførsel af flere virksomheder.

Præsentationer af emnet: "Søg i KOB 1 IndholdSide Søg virksomheder i KOB 2 Firmaopslag 2 - Virksomhedsprofilen3 - Overfør virksomhed/person til CRM3-4 - Overførsel af flere virksomheder."— Præsentationens transcript:

1 Søg i KOB 1 IndholdSide Søg virksomheder i KOB 2 Firmaopslag 2 - Virksomhedsprofilen3 - Overfør virksomhed/person til CRM3-4 - Overførsel af flere virksomheder fra KOB til CRM5 - Random Select5-6 Markedsudvalg 7 - Foretag markedsudvalg7-8 - Ændring af markedsudvalg9-10 - Gem markedsudvalg10 - Åbn markedsudvalg11 - Eksporter markedsudvalg til MS Excel11-12 - Mulige fejlsituationer i forbindelse med eksport til MS Excel12-13 - Overfør markedsudvalg til CRM14-17 Egne notater/guidelines 18

2 Søg i KOB 2 Søg virksomheder i KOB Menupunktet giver mulighed for at søge virksomheder direkte i KOB’s database. Virksomhederne kan efterfølgende overføres til din CRM-database - enkeltvis eller sidevis ved hjælp af eller gruppevis ved hjælp af. Firmaopslag Udover de viste søgekriterier, kan du ved at benytte drop-down felterne også søge på Faxnr, www-adresse, e-mail adresse, CVRnr., Reg.nr., SE-nr. og Pnr. Det grønne CRM-ikon viser, at virksomheden allerede findes i CRM-databasen. Hvis du klikker på det, linkes der automatisk over til virksomheden i CRM. Det blå KOB-ikon henviser til KOB-data og vil altid vises i dette skærmbillede. Klik på ikonet eller marker virksomheden og tryk på enter-knappen, for at komme videre ind på virksomheds- profilen. Indtast det ønskede søgekriterium, angiv om søgningen skal indeholde inaktive virksomheder og/eller filialer og klik på. Der vises max. 25 virksomheder pr. side. Ved flere end 25 vil knappen være aktiveret, og du kan bladre frem ved at klikke på denne. Bemærk: Ved søgning på virksomhedsnavn, søges der både på hovednavn, kaldenavn og bi-firmanavn. Hvis et personnavn indgår i virksomhedsnavnet, kan du enten bruge formen: efternavn fornavn og evt. mellemnavn eller skrive navnet efterfulgt af *. Stjernesøgning * kan også benyttes hvis du kun kender en del af virksomhedsnavnet Ved søgning på personnavn skal du bruge formen: efternavn fornavn mellemnavn Ved søgning på www adresse skal du skrive hele adressen – f.eks. www.experian.dkwww.experian.dk Ved søgning på e-mail adresse skal du skrive hele adressen – f.eks. support@kob.dksupport@kob.dk Ved søgning på offentlige eller finansielle virksomheder er det ofte en god idé at medtage filialer Det kan sjældent betale sig at udfylde f.eks. både navn, adresse og telefonnr. Prøv først med navn.

3 Søg i KOB 3 Virksomhedsprofilen Virksomhedsprofilen er delt op i 7 faneblade og der er mulighed for at udskrive 3 typer rapporter. Hvor mange oplysninger du kan se på de enkelte faneblade, hænger sammen med hvilken version af CRM- DIRECT du har adgang til. Forskellene ligger primært i de økonomiske oplysninger, samt oplysninger som f.eks. bankforbindelse under Diverse. På fanebladet Ejerrelationer har du mulighed for at følge links til moderselskab eller datterselskaber hvis disse er danske, og på fanebladet Personer har du mulighed for at tjekke om personerne er tilknyttet andre virksomheder. Det skal dog bemærkes, at person-tjekket foregår ved opslag på navn og derfor kan være behæftet med en vis usikkerhed, hvis personens navn f.eks. er Søren Jensen. I begge tilfælde klikker du på KOB-ikonet og resultatet vil blive vist i et nyt skærmbillede. Rapporttypen vælger du afhængig af, om du ønsker en udskrift der primært indeholder stamoplysninger og hovedtal, primært regnskabstal eller et evt. koncernregnskab. Overfør virksomhed/person til CRM For at overføre en virksomhed eller en person fra KOB til CRM klikker du på knappen. Det har ingen praktisk betydning om dette sker fra fanebladet Stamoplysninger, Økon. information etc., men det kan være en god idé at kigge på fanebladet Personer. Er der tale om opdatering af en tidligere overført virksomhed – f.eks. en kunde, så er det jo meget relevant at tjekke om der er kommet nye kontaktpersoner til. Overførslen vil først ske når du har angivet og accepteret følgende: (se side 4)

4 Søg i KOB 4 Håndtering af eksisterende kunder/emner Her vælger du hvilke oplysninger der skal opdateres. Når virksomheden er blevet overført lukker du visningen af KOB-detaljer og er nu tilbage under FirmaopsIag. I venstre side er der blevet tilføjet et CRM-ikon der viser, at virksomheden nu er overført og du kan evt. klikke på ikonet for at slå virksomheden op i CRM-databasen. Håndtering af kontaktpersoner Her vælger du om den samme kontaktperson må optræde 1 en eller flere gange under samme virksomhed i din CRM- database. Vi anbefaler at du vælger ”Giv person flere områder”. Vælg kontaktperson-områder, der skal overføres. Her vælger du hvilke typer kontaktpersoner du ønsker at overføre/opdatere. Klik på Opret/Opdater for at overføre en ny virksomhed eller opdatere en eksisterende. Bemærk: Tidligere overførte kontaktpersoner fjernes IKKE fra din CRM-database ved opdatering fra KOB selvom de ikke længere figurerer under Personer.

5 Søg i KOB 5 Overførsel af flere virksomheder fra KOB til CRM Random Select giver dig mulighed for at overføre tilfældigt udvalgte virksomheder fra KOB til CRM - f.eks. virksomheder indenfor samme koncern. Overførslen foretages fra Firmaopslag, og jo mere du præciserer søgningen jo større chance er der for, at ramme det ønskede resultat. Virksomhederne overføres til en kundegruppe. Random Select Bemærk: Ved Random Select kan der max. overføres 25 virksomheder = 1 side ad gangen. Ved overførsel af dagligvarebutikker og kæder skal du som oftest huske at medtage filialer. Nogle hænger juridisk sammen på CVR-nr., medens andre har samme kaldenavn og en kombination af flere søgekriterier kan derfor være nødvendig. Gå evt. resultatlisten igennem side for side, så du sikrer dig, at du - 1. ikke overser nogle og 2. har benyttet den optimale søgekombination. Når de ønskede virksomheder er fundet kan du vælge at markere hele siden, eller enkelte virksomheder i tilfældig rækkefølge. Start altid med at vælge en virksomhed, og herefter: Ctrl+venstre klik for at markere tilfældigt i listen: Shift+venstre klik for at markere en samlet række:

6 Søg i KOB 6 Ctrl+a eller højreklik i listen og vælg : Når de ønskede virksomheder er markeret, højreklikker du og vælger: Virksomhederne gemmes først i en kundegruppe under et passende navn, hvorefter du vælger kontaktpersoner og øvrige kriterier der skal tjekkes for. Er du vant til at overføre Markedsudvalg fra KOB til CRM er det samme procedure du følger, men hvis du ikke tidligere har benyttet funktionen eller er i tvivl om mulighederne her, anbefaler vi at du læser vejledningen på de følgende sider. Bemærk: Hvis du først har klikket på OK for at gemme kundegruppen, er den gemt. Navnet kan derfor ikke benyttes igen, medmindre du afbryder overførslen og sletter den under Kundegrupper.

7 Søg i KOB 7 1. Klik på feltet, vælg et af søgeområderne og specificer søgekriteriet - f.eks. og derefter. 2. Udfyld felterne med fra og til værdierne, klik derefter på. Du kan nu vælge at klikke på for at få se resultatet, men du sparer tid hvis du venter med at sætte søgningen i gang, indtil du har valgt alle dine søgekriterier. Markedsudvalg Under Markedsudvalg segmenterer du virksomheder der opfylder specifikke KOB-parametre - f.eks. virksomheder indenfor en bestemt branche, et geografisk område eller med en vis omsætning, og du kan så efterfølgende overføre dem CRM-databasen eller eksportere dem til Excel. Virksomhederne overføres som et samlet markedsudvalg der tilføjes under Kundegrupper, men kan naturligvis også bearbejdes enkeltvis i din CRM-database. Foretag markedsudvalg

8 Søg i KOB 8 3. Fortsæt med at bygge søgekriterier på, og klik evt. på for at se mellemresultater. Bemærk: I eksemplet vælger vi for hvert søgekriterium af reducere i forhold til det forrige resultat. Vi reducerer fra hele landet til postdistrikt 5000 – 5999, fra alle brancher til bestemte branchekoder og fra ubegrænset antal ansatte til 5 – 9 ansatte. Det endelige resultat udgør altså virksomheder, der opfylder alle 3 søgekriterier. Dog behøver de naturligvis kun at have en af de valgte branchekoder. Vi kunne også have valgt at udvide eller fravælge ved at klikke i kolonnen Aktion i venstre side og ændre betingelserne her. Reducer (AND): Når du reducerer, opfattes det som et både/og udtryk. Udvid (OR): Når du udvider, opfattes det som et enten/eller udtryk. Fravælg (AND NOT): Når du fravælger, opfattes det som et og ikke udtryk. 4. Når målgruppen er valgt, kan du se hvilke virksomheder du har fundet ved at klikke på. Husk også at sætte hak ved, hvis resultatet skal eksporteres eller overføres. Ved hentning af listen frasorteres de virksomheder, som har reklamebeskyttelse eller som vores dataafdeling har nået at ændre, så de ikke længere opfylder søgekriteriet (dette er muligt fordi du arbejder i en realtidsopdateret database) og du vil derfor i nogle tilfælde få følgende meddelelse: Klik for at fortsætte.

9 Søg i KOB 9 Ønsker du at ændre i søgekriterierne er det ikke altid nødvendigt at nulstille hele søgningen. Ændringer til værdierne kan med fordel foretages ved at klikke i kolonnen Kriterium, og rette tallene i de respektive søgetrin. Med udgangspunkt i eksemplet fra forrige side, ændrer vi postnummerintervallet til 5000 – 7000 i stedet for 5000 – 5999: 1. Klik i linien hvor værdierne står, indtast det nye interval og klik på Ændring af markedsudvalg 2. Der vil nu stå ? i stedet for tal, da resultatet først ændres, når der klikkes på Vi finder efterfølgende ud af at vi mangler et postnummerinterval 8000 – 8100. Det er jo ikke så smart at fortsætte søgningen med at udvide med dette interval, da vi så vil få alle virksomheder i 8000 – 8100 med, uanset hvilken branchekode de har og hvor mange ansatte der er, så udvidelsen skal indsættes i søgetrin 2. 1. Klik på Avanceret og tilføj linien med teksten:

10 Søg i KOB 10 2. Klik på og det ekstra interval vil nu være tilføjet: Bemærk: Hvis man arbejder med søgekriterierne i txt-form under Avanceret, skal der kun stå A ud for første linie. Intervaller adskilles af kolon : (fra:til) og enkeltstående værdier – f.eks. branchekoder, adskilles af semikolon ; (51434000;51440000). Semikolon betyder i denne sammenhæng ”og” Gem markedsudvalg Du har også mulighed for at slette enkelte søgetrin. 1. Klik i kolonnen Aktion ud for det søgetrin du ønsker at slette og vælg : Hvis du klikker på, får du mulighed for at gemme dit markedsudvalg i en fil, som på et senere tidspunkt kan hentes ind i CRM-DIRECT igen. Systemet foreslår automatisk at gemme filen under navnet markedsudvalgååååmmdd, men filnavn og placeringen er valgfri. Det gemte markedsudvalg kan indlæses af alle brugere i virksomheden, med adgang til stien.

11 Søg i KOB 11 Åbn markedsudvalg Tidligere gemte markedsudvalg kan indlæses igen ved at klikke på, hente den frem fra placeringen og klikke på i næste billede. Husk derefter at klikke på Søg: Bemærk: Det er kun søgekriterierne du gemmer/indlæser og resultatet vil derfor ændre sig i takt med at databasen opdateres. For at gemme det eksakte resultat, skal det eksporteres til Excel eller overføres til CRM. 4 1 23 Eksporter markedsudvalg til Excel 1. Klik på når listen er hentet frem. Husk at sætte hak ved, da du ellers kun eksporterer den viste side:

12 Søg i KOB 12 2. Ved eksporten bliver der automatisk genereret en fil kaldet test.csv, som overskrives fra gang til gang. Filen lægger sig midlertidigt i den sti du har angivet under Administrator -> Systemopsætning ->> Bibliotek til midlertidige dokumenter. Gem filen under et andet navn og evt. i formatet *.xls (Microsoft Office Excel-projektmappe), hvis den ikke må overskrives. LÆS i øvrigt nedenstående afsnit. Mulige fejlsituationer i forbindelse med eksport til Excel 1. Jeg får denne fejlmeddelelse ved klik på : Årsag 1: Filen test.csv er åben i forvejen. Løsning:Tjek om Excel kører i baggrunden og om filen allerede er åben her. Årsag:Du har ikke adgang til at eksportere fra CRM-DIRECT Løsning:Kontakt jeres CRM-DIRECT Administrator for at få adgang. Årsag 2: Stien du forsøger at gemme test.csv i er ugyldig eller du har ikke skriverettigheder til mappen. Løsning:Tjek om stien findes og prøv at gemme et vilkårligt dokument i mappen. Du vil få en fejlmeddelelse, hvis du generelt ikke har tilladelse til at skrive til mappen. Du kan ændre stien under Administrator -> System opsætning ->> Bibliotek til midlertidige dokumenter. Årsag 3: Filen test.csv er låst af en anden bruger Løsning:Dette er muligt såfremt der under Administrator -> System opsætning ->> Bibliotek til midlertidige dokumenter er angivet et fællesdrev/mappe. Tjek med dine kolleger om dette skal ændres, før du foretager dig yderligere. En ændring her kan nemlig have konsekvenser for brevfletning af standardbreve da addresses.txt gemmes i samme bibliotek. 2. Jeg får denne fejlmeddelelse ved klik på :

13 Søg i KOB 13 3. Adresserne vises ikke automatisk i kolonner: Årsag:Der er valgt forkert skilletegn ved eksport af kommaseparerede filer Løsning:I eksemplet kan man se, at adresseoplysningerne er adskilt af komma, men ved den aktuelle PC skal der anvendes semikolon. (det omvendte kan være tilfældet) Tilret under Administrator -> System opsætning: Ret til semikolon ; og klik på 4. Adresseoplysningerne vises i kolonner, men virksomhedsnavne hvori komma indgår forskydes Sæt hak her 5. Adresseoplysningerne vises i kolonner, men der er indsat et ekstra mellemrum før hver felt (dette kan give problemer med at sortere i kolonner, hvis adresserne skal kopieres sammen med adresser fra et andet Excel-ark) Sæt hak her

14 Søg i KOB 14 Overfør markedsudvalg til CRM Markedsudvalg der overføres fra KOB oprettes i CRM som kundegrupper. Som udgangspunkt overføres ”slut- resultatet” som fremgår ud for sidste søgetrin, men du har i forbindelse med overførslen mulighed for at krydschecke med din CRM-database. 1. Når resultatet er hentet frem via klikker du på. Husk ! 3. Giv kundegruppen et passende og gerne sigende navn og klik på : 2. Der skal påregnes en vis tid til overførslen, da data nu tjekkes op imod CRM-databasen. Klik på for at fortsætte:

15 Søg i KOB 15 2. Det kan ikke udelukkes at markedsudvalget indeholder kunder/emner som i forvejen er overført (medmindre du forinden har bladret listen igennem og ikke fundet nogle grønne CRM-ikoner), så du får samtidig mulighed for at til-/fravælge opdatering af eksisterende og krydschecke med andre informationer. Se nedenstående afsnit. 3. Klik på knappen for at krydschecke med eksisterende emner i CRM-databasen. Som det fremgår af skærmbilledet vil alle virksomheder som udgangspunkt blive overført. Fjern hakket ved ”Opret alle virksomheder” for at vælge kriterierne for krydscheck. Håndtering af eksisterende kunder/emner Her vælger du hvilke oplysninger der skal opdateres. Håndtering af kontaktpersoner Her vælger du om den samme kontaktperson må optræde 1 en eller flere gange under samme virksomhed i din CRM-database. Vi anbefaler at du vælger ”Giv person flere områder”. Vælg kontaktperson-områder, der skal overføres. Her vælger du hvilke typer kontaktpersoner du ønsker at overføre/opdatere.

16 Søg i KOB 16 Når du har klikket på er der ikke umiddelbart nogen fortrydelsesret. Det er derfor en rigtig god idé at dobbeltchecke de markeringer du har foretaget, inden du sætter overførslen i gang. Du kan fortryde overførslen i dette trin ved at lukke skærmbilledet på krydset i højre hjørne, men kundegruppen er oprettet, og skal derfor slettes under hovedmenuen før navnet kan genbruges. 4. Klik på for at påbegynde den endelige overførsel Fravalg af eksisterende kunder forudsætter, at disse er blevet tildelt et kundenr. i CRM-databasen. Virksomheder uden kundenr. betragtes som emner og disse kan f.eks. have være bearbejdet i forbindelse med en kampagne. Nedenfor vises nogle eksempler på mulighederne for krydscheck. Eksempel 1: Følgende checkbokse skal være udfyldt for at fravælge eksisterende kunder (kræver at der er oprettet kundenumre på kunderne) Eksempel 2: Følgende checkbokse skal være udfyldt for at fravælge kunder og emner der tidligere har været med i en kampagne. Eksempel 3: Følgende checkboks skal være udfyldt hvis du kun ønsker at overføre nye emner.

17 Søg i KOB 17 5. Virksomhederne overføres nu til CRM og i nederste del af dialogboksen kan du se hvor langt den er nået. Markedsudvalgets størrelse, hvor mange oplysninger der skal opdateres, hvor meget der skal krydscheckes, ydeevne, internetforbindelse, serverbelastning og tidspunkt for overførslen er alle forhold, som har en indflydelse på hastigheden. Det er derfor ikke muligt at sige hvor lang tid det vil tage. Eksemplet her tog ca. 50 sekunder fra der blev klikket på Opret/opdater. 6. Når virksomhederne er overført, vil der være tilføjet et CRM-ikon i venstre side:

18 Søg i KOB 18 Egne notater/guidelines: