Gode Trivselsprocesser

Præsentationer af emnet: "Gode Trivselsprocesser"— Præsentationens transcript:

1 Gode Trivselsprocesser
I-BAR Arbejdsmiljø Topmøde 2014 Odense Congress Center

2 Videncenter for Arbejdsmiljø
Formidlingscenter på Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) Magasinet Arbejdsmiljø Elektronisk nyhedsbrev Portal: arbejdsmiljoviden.dk Butik: arbejdsmiljobutikken.dk

3 Rejseholdet Formidler forskningsbaseret viden
Viser vej til god praksis og værktøjer Igangsætter aktiviteter som giver hjælp til selvhjælp Rejseholdet tilbyder temamøder inden for: Fra stress til trivsel Gode trivselsprocesser Forebyg mobning Forebyg vold og trusler Forandringsprocesser (fra efterår 2013) Job og krop

4 Hvad kommer I til at høre om…
Fem faser i trivselsarbejdet Dialogmetode: APU Dialogmetode: Dialogmødet IGLO og handleplan

5 Videngrundlag Fællestræk til forbedring af det psykiske arbejdsmiljø udgivet i pjecen ”Et godt psykisk arbejdsmiljø – hver dag. Inspiration til en systematisk indsats”. Psykkonsortiet (NFA og AT), 2009. Forskningsfaglig viden fra arbejdet med trivsel og psykisk arbejdsmiljø i APV-regi, blandt andet baseret på rapporten ”Metodeudvikling vedrørende behandling af psykisk arbejdsmiljø i APV-arbejdet” af Kaia Nielsen m.fl “Virksomheders indsats for et bedre psykisk arbejdsmiljø. Rapport fra forskningsprojektet VIPS” af Peter Hasle m.fl. Find rapporterne og læs mere om psykisk arbejdsmiljø på 5

6 Gæt en retning

7 Systematik og struktur i indsatsen
Der er tre forhold, som er afgørende for, at indsatsen for at fremme trivsel bliver en succes: Tilpasning – indsatsen skal passe til arbejdspladsen Involvering – medarbejderne skal involveres Kommunikation – klar, tydelig og vedholdende Der findes et utal af måder at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø på. Det kan være små ting, der opstår spontant og bliver en del af hverdagen, og det kan være større eller mindre projekter for hele eller dele af virksomhed. Det centrale er, at I gør en indsats. I indsatsen er det vigtigt at understøtte de ønsker I har og det, som er realistisk for jer. Her er det en hjælp at gå systematisk til værks. Der er tre forhold, som især er afgørende for, at de nye indsatser er meningsfulde for medarbejderne og i forhold til opgaverne: De tre forhold kan fungere som spørgsmål, som virksomheden i hver fase stiller sig selv. (Passer indsatsen til vores virksomhed? Bliver medarbejderne involveret i indsatsen? Indsatsen skal passe til virksomheden Virksomheder er forskellige og har forskellige behov og problemområder. Nye aktiviteter skal passe til netop jeres virksomhed. Størrelse, branche, arbejdets karakter, tilrettelæggelsen af arbejdet, fordelingen af mænd og kvinder, offentlig eller privat – det er nogle af de forhold, der har indflydelse på, hvad der passer til jeres virksomhed. TÆNK INDSATSEN I FORHOLD TIL KERNEOPGAVEN – HÆNGER DET SAMMEN? Medarbejderne skal være involveret i indsatsen Om det lykkes at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø afhænger i høj grad af, om alle niveauer i virksomheden deltager. Det betyder, at både den enkelte medarbejder, grupperne, ledelsen og organisationen som helhed skal involveres gennem hele forløbet. Vi vil senere præsentere jeres for IGLO-metoden, som netop kan være med til at sikre, at en indsats kommer hele vejen rundt. Vi har gode erfaringer med IGLO som en metode til at sætte alle niveauer i spil. Medarbejdernes erfaringer er en væsentlig ressource at trække på. For at I som virksomhed præcist kan identificere de belastninger og problemer, som medarbejderne oplever, er det oplagt at gå til dem, der har forholdene tæt inde på livet. Medarbejderne har ikke kun væsentlig viden om arbejdsbetingelserne, men har også ofte forslag til, hvad der er behov for og hvad der er muligt at gennemføre hos jer. Kommunikationen skal være klar og vedholdende – gør hvad du siger, og sig hvad du gør Kommunikation handler om at skabe synlighed. Hvad skal der ske, på hvilken måde, hvem skal involveres, hvordan skrider det fremad osv. Kommunikation er de aktiviteter, der handler om at informere, orientere og beskrive, hvad der foregår. Men kommunikation handler også om at få tilbagemeldinger fra medarbejderne i virksomheden. En klar kommunikation understøtter arbejdet med at indføre nye aktiviteter og kan være med til at kaste lys over, at I prioriterer at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø. I nogle tilfælde kan kommunikationen i sig selv være med til at skabe en forandring, fordi den kan skærpe opmærksomheden om et givent emne og sætte en dialog i gang i virksomheden. Væsentligste budskab er, at det ikke er målemetoden – men processerne der er væsentligst! Det ikke spiller den store rolle, om man bruger en dialogbaseret metode eller et spørgeskema. Det, der gør den store forskel er, om ledelsen bakker op og sørger for, at APV-processen bliver styret fra start til slut. Hvad skal der til for at ændre en kultur? Her er 3 bud: Ledelsesmæssig prioritering og fokus Systematik og strukturer i hverdagen som understøtte forandring Medarbejdere som vil arbejde for sagen og som taget et medansvar og er engagerede Kilde: Et godt psykisk arbejdsmiljø – hver dag, Psykkonsortiet, 2009

8 De fem faser… LEDELSE OG STYRING
En klar systematisk indsats er en forudsætning for at I når i mål med jeres kortlægning. Forskningen har vist vigtigheden af at I forholder jer til de viste 5 trin/skridt i processen. I kender muligvis faserne fra jeres APV-proces. Her er der blot gjort ekstra meget ud af forarbejdet, fordi der i forarbejdet træffes vigtige afklaringer og beslutninger, der har betydning for resten af forløbet. Faserne er en forenkling af virkeligheden. Nogle gange kan man have behov for at bevæge sig frem og tilbage mellem faserne. Målingen er en del af en større indsats, hvor I skal: Forarbejdet: Planlægge forløbet og vælge metode Kortlægning: Kortlægge, analysere og behandle resultater Planlægning af aktiviteter: Udvælge indsatsområder og udvikle løsninger Gennemførelse: Handle! Evaluere: Som sagt før er ledelse og styring placeret i midten, fordi det er centralt for en god trivselsproces.

9 De fem faser… Forarbejde. Definer formål og fortæl det.
Vælg metode, afsæt ressourcer og læg en plan Evaluering Hvilken betydning har indsatsen haft. Hvor langt er I nået og hvad vil I gøre fremover. Kortlægning Kortlæg og analyser resultaterne. Afklar ekstern bistand LEDELSE OG STYRING En klar systematisk indsats er en forudsætning for at I når i mål med jeres kortlægning. Forskningen har vist vigtigheden af at I forholder jer til de viste 5 trin/skridt i processen. I kender muligvis faserne fra jeres APV-proces. Her er der blot gjort ekstra meget ud af forarbejdet, fordi der i forarbejdet træffes vigtige afklaringer og beslutninger, der har betydning for resten af forløbet. Faserne er en forenkling af virkeligheden. Nogle gange kan man have behov for at bevæge sig frem og tilbage mellem faserne. Målingen er en del af en større indsats, hvor I skal: Forarbejdet: Planlægge forløbet og vælge metode Kortlægning: Kortlægge, analysere og behandle resultater Planlægning af aktiviteter: Udvælge indsatsområder og udvikle løsninger Gennemførelse: Handle! Evaluere: Som sagt før er ledelse og styring placeret i midten, fordi det er centralt for en god trivselsproces. Gennemførelse Nye aktiviteter gennemføres og indarbejdes i hverdagen. Planlægning af aktiviteter Beslut hvad I vil handle på og iværksæt aktiviteter til løsning.

10 Forarbejde Tilpasning til arbejdspladsen - Ressourcer
- Vælg personer med ansvar for fremdriften - Timing af faser Involvering af medarbejderne - Hvordan kan medarbejderne deltage? - Ansvarsgruppe som tovholdere - Involvering nytter Kommunikation - Kommunikationsplan; Hvad, hvem, hvornår, hvordan og af hvem?

11 Kortlægning Tilpasning til arbejdspladsen - Undersøg mulige metoder
- Eksisterende ressourcer - Overvej ekstern hjælp Involvering af medarbejderne - Lad medarbejderne komme til orde - Valg af metode og temaer i fællesskab - Fortolkning af resultater i fællesskab Kommunikation - Baggrund for kortlægningen - Forløbet og forventninger til medarbejderne - Resultater og mulighed for feedback

12 Kortlægning – hvordan? I bør overveje følgende:
Spørgeskemaundersøgelse, dialogmetode, interview Anerkendende fokus eller problemfokus Anonym eller ikke anonym I bør huske følgende: Analyse af undersøgelsesresultater Opfølgning og evaluering Styregruppe, trivselsagenter eller lign.

13 Speeddating ”Hvad er vigtigt, for at du trives på din arbejdsplads”?

14 Trivselstæppet Skriv på trivselstæppet:
Hvad er vigtigt for, at du trives på arbejdspladsen? Nu er I tunet ind på jeres trivsel … Ved bordene, Skriv 2-3 ting på hvide mærkater Hæng dem op på tæpperne. Plukke plenum. Overgang: Fra det hverdagsnære/konkrete op i helikopteren/til forskningen…

15 Planlægning af aktiviteter
Tilpasning til arbejdspladsen - Prioritering og behov - Tidligere erfaringer - Hvad skal der ske – og hvorfor? - Hvem berøreres, og hvem skal det gavne? Involvering af medarbejderne - Inddrag medarbejderne i udvælgelsen og udvikling af aktiviteter - Involver medarbejderne i handleplanen Kommunikation - Fortæl om indsatsområder - Fortæl om planer for aktiviteter - Hvordan får I tilbagemeldinger?

16 Gennemførelse Tilpasning til arbejdspladsen
- Løbende justeringer af aktiviteter - Behov for yderligere støtte? - Håndtering af forhindringer Involvering af medarbejderne - Inddrag medarbejdere i gennemførslen - Repræsentanter/alle ansatte - Er der oversete medarbejdere? Kommunikation - Synlighed og opbakning - Kommunikation skal understøtte fremdriften

17 Evaluering Tilpasning til arbejdspladsen - Går det som planlagt?
- Passer løsningerne til arbejdspladsen? - Evt. justering af ansvarsgruppe - Læring og erfaringer Involvering af medarbejderne - Drøft fremgangsmåde med medarbejderne - Input til evaluering og læring Kommunikation - Skab rum for drøftelser blandt medarbejderne - Fortæl om forandringerne og resultaterne - Hvad har I lært?

18 Metoder og værktøjer…

19 Spørgeskemaundersøgelse - NFA’s Tre-dækker..
Psykisk arbejdsmiljø Kort; 40 spørgsmål/23 dimensioner Mellemlange; 87 spørgsmål/28 dimensioner Lange; 128 spørgsmål/41 dimensioner Hurtig udregning af score Sammenligne med landsgennemsnittet Uden brug af edb Vejledning

20 Dialogmetoder på www.frastresstiltrivsel.dk
Arbejdsglæde  ArbejdspladsudviklingDialogspil Kulturdialog  Dialogmøde IGLO-stafet

21 Arbejdspladsudvikling (APU)
Interview om den gode arbejdsdag Grupper deler de gode oplevelser Udstilling af det der giver arbejdsglæde Prioritering af vigtigste tema(er) Grupper udarbejder idéer der kan realisere ønske(r) Idéer til handling fremlægges Her præsenteres en ny metode, hvor trivsel undersøges gennem interview. Metoden har udelukkende fokus på de positive forhold i arbejdet. Det er vigtigt at gøre sig klart, om arbejdspladsen er parat til det. Hvis det er en svære periode fx forandringer ift. besparelser i Forsvaret kan det for nogle være vanskeligt ikke at måtte tale om problemer. Der skal ikke være for meget uro eller skelletter i skabet når denne metode anvendes.

22 APU – trin for trin… Interview to-og-to vha. spørgeguide.
Tænk på en episode/situation i dit arbejdsliv, som var karakteriseret ved arbejdsglæde/høj trivsel. I mødes efterfølgende i grupper og fortæller på skift pointerne fra interviewene. På baggrund af pointerne fra interviewene skal I sammen formulere hvordan jeres drømmearbejdsplads ser ud. Lav en liste over de vigtigste ønsker/drømme for trivslen på jeres arbejdsplads. Der udarbejdes konkrete ideer der kan realisere ønskerne/drømmene

23 Vores drømmearbejdsplads
Design - flipoverark Vores drømmearbejdsplads ________________________ _______________________

24 Dialogmødet Dialog om det som fungerer, og det som bør forbedres
Nærmere beskrivelse af forholdene Prioritering i plenum Genovervej prioritering Dialog om handlemuligheder for højest prioriterede temaer Ansvarsgruppen får alle input til brug for handleplan Vi skal huske at det er en afprøvning af en metode, som meget gerne må få længere tid. MEN vi skal nok være garant for, at vi får afprøvet hele metoder og kommer i mål med konkrete ideer til handling. Det gode ved denne metode er at man får lov at tale to og to først inden man går i grupper. Det kan for nogle være svært at tale i en gruppe og på denne måde bliver man ”varmet op” ved en samtale med en kollega.

25 Dialogmødet trin for trin…
Tag to bordrunder hvor I på skift fortæller: Runde 1: Fortæl hver især om forhold der giver arbejdsglæde og skaber trivsel. Giv så konkrete eksempler som muligt. Runde 2: Fortæl hver især om forhold som I ønsker at forbedre / udvikle. Giv så konkrete eksempler som muligt. Tag en bordrunde hvor I hver især kommer med forslag til: Hvordan får vi mere af det gode? og Hvordan får vi udviklet det svære? Der vil ligge en drejebog på bordene så de kan huske hvad de skal gøre. Vi skal tale om hvorvidt jeres idekatalog er færdigt, for så er det oplagt, at de ligger på bordene. Hvis det er svært at komme i gang. Så start evt. med at sum med din sidemand.

26 Design - flipoverark Forhold vi ønsker at bevare / få mere af
Forhold vi ønsker at udvikle / forbedre Løsningsforslag Løsningsforslag

27 IGLO Iglo er et værktøj til at forstå sin organisation, en måde at synliggøre roller, ansvar og opgaver (forventninger) Her kan man gå fra usynlighed til synlighed på en konstruktiv måde Forskning og erfaring viser, at alle bør deltage i arbejdet med at forebygge stress og fremme af trivsel. IGLO-modellen er udviklet af Michael Martini Jørgensen, i samarbejde med Michael Munch-Hansen og Karina M. Nielsen. ”Teamledelse med det rette twist” NFA, 2008 27

28 Hvilke handlinger kan skabe mere trivsel?
Være en god kollega, der spørger og lytter til andre Være opmærksom på, om der er balance mellem kravene i dit arbejde og dine egne ressourcer og forventninger Skabe normer og rammer for en god omgangstone Planlægge arbejdet godt og orientere hinanden, så alle oplever forudsigelighed, fremdrift og positive forventninger til opgaverne Prioritere arbejdsmiljø og trivsel højt og vis det! Informer klart om rammer, mål for og forventninger Tænk i dialog og sparring frem for styring Involvere medarbejdere i beslutningsprocesser Have fokus på trivsel ved store strukturændringer Lave trivselspolitik

29 Forslag til handleplan
På baggrund af jeres arbejde med handlemuligheder i IGLO, udarbejdes en handleplan.

30 TAK FOR NU OG GOD FORNØJELSE MED TRIVSELSARBEJDET…