Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand til Digital Post www.digst.dk/digitalpostfritagelse.

Præsentationer af emnet: "Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand til Digital Post www.digst.dk/digitalpostfritagelse."— Præsentationens transcript:

1 Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand til Digital Post

2 Hvorfor læseadgang via borgerservice
Det har længe været muligt for de borgere der er tilsluttet Digital Post og selv at tildele andre læseadgang inde fra Digital Post brugergrænsefladen. Denne mulighed bibeholdes. De borgere der, af forskelige årsager, ikke har kunnet oprette en digital postkasse, har dog ikke kunne benytte denne mulighed for at tildele læseadgang til andre. It svage borgere har derfor ikke kunne udnytte denne mulighed. Det er derfor blevet besluttet, at borgere også skal kunne tildele læseadgang til andre ved personligt fremmøde i borgerservice. Hensigten med muligheden for, at borgerservice på anmodning fra en person tildeler læseadgangen. er således, at en person, der kunne fritages i stedet for at søge om fritagelse, kan få etableret læseadgang.

3 Hvorfor læseadgang via borgerservice
Som eksempel på en livssituation, hvor etablering af læseadgang gennem borgerservice kan være hensigtsmæssig, er således borgeren, der ønsker, at voksne børn har let adgang til borgerens post, selvom borgeren og borgerens børn bor langt fra hinanden.

4 Rækkeviden af tildeling af læseadgang
Læseadgang er ikke er en fuldmagt til adgangsmodtager at repræsentere adgangsgiver. Hvis den, der har fået læseadgangen, vil besvare et brev via Digital Post, skal det ske i dennes eget navn og fra vedkommendes egen digitale postkasse i Digital Post. Selv om læseadgang ikke er det samme som en fuldmagt, har tildelingen af læseadgang dog vidtrækkende konsekvenser for adgangsgiveren. Adgangsgiveren bliver berettiget og forpligtet af den post vedkommende modtager i Digital Post. Dette gælder også selv om adgangsgiveren ikke logger ind og uanset om posten bliver læst. Får adgangsmodtageren således ikke tjekket posten, kan adgangsgiveren ikke fraskrive sig ansvar, ved at henvise til at hun ikke selv kan tilgå den digitale postkasse.

5 Oversigt over arbejdsgang ved sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand til Digital Post

6 Er fremmødte borger (adgangsgiver)
Har den fremmødte behørig legitimation? (adgangsgiver) Hvis den fremmødte er den borger der ønsker at anmode om fritagelse til sig selv, skal den pågældende dokumentere sin identitet. Adgangsgiver skal fremvise samme legitimation, som skal fremvises ved straksudstedelse af NemID. Fremvisning af sundhedskort er således ikke tilstrækkelig. Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser man anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går man videre med sagsbehandlingen

7 Er fremmødte borger (adgangsgiver)
Fremmødte oplyser hvem der skal have adgang (adgangsgiver) Der stilles ikke formkrav til adgangsgivers anmodning om etablering af læseadgang. En mundtlig anmodning samt oplysning om navn og personnummer/CVR-nummer på adgangsmodtageren, er tilstrækkelig. Man beder adgangsgiveren om at oplyse både navn og personnummer (læseadgang til person) eller navn og CVR-nummer (læseadgang til virksomhed, f.eks. en rådgiver, advokat eller revisor). Når man indtaster det oplyste personnummer eller CVR-nummer, foretages en systemmæssig validering, således at man kan kontrollere, at der er overensstemmelse mellem det navn og personnummer/CVR-nummer, som adgangsgiveren oplyser. Hvis adgangsgiveren kan opgive disse oplysninger gå man videre med sagsbehandlingen. Hvis adgangsgiveren ikke kan opgive disse oplysninger, kan de muligvis fremskaffes på stedet ved at borgeren ringer til den person eller virksomhed, som vedkommende ønske at give adgang. Er dette muligt forsættes sagsbehandlingen. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe de nødvendige oplysninger, afviser man anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere.

8 Repræsentant Spørg den fremmødte repræsentant, om blanketten ”Fuldmagt til etablering af læseadgang via borgerservice FD 00?” er udfyldt. Hvis FD 00? ikke er udfyldt, afviser man anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Hvis DF 00? er udfyldte tjekker man om den er korrekt udfyldt.

9 Repræsentant Hvis DF 00? er udfyldte tjekker man om den er korrekt udfyldt. Blanketten udfyldes af adgangsgiveren! Se rød markering. Tjek om der er opgivet navn på fuldmagtshaveren. Tjek om fuldmagthaverens CPR eller CVR er opgivet.  Se blå markering  Tjek om adgangsgiveren (fuldmagtsgiver) har underskrevet blanketten korrekt.

10 Muck-up af FD 00. Den endelige blanket er ikke udarbejdet endnu
Muck-up af FD 00?. Den endelige blanket er ikke udarbejdet endnu. Forventes færdig i uge 9

11 Repræsentant Hvis den fremmødte er en tredjemand (repræsentant), skal personen dokumentere sin identitet. Repræsentanten skal fremvise samme legitimation, som skal fremvises ved straksudstedelse af NemID. Fremvisning af sundhedskort er således ikke tilstrækkelig. Hvis fuldmagten er givet til en juridisk enhed, skal den fremmødte repræsentant tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til den juridiske enhed, eksempelvis adgangskort til den juridiske enhed. Hvis fuldmagt er givet til en fysisk person skal repræsentant og adgangsmodtager være én og samme fysiske person. Det er derfor vigtigt at der er overensstemmelse mellem det navn og CPR der er opgivet i DF 00?, og den legitimation som fremmødte fremviser. Hvis den fremmødte ikke har behørig legitimation, afviser man anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles. Hvis fremmødte har behørig legitimation, går man videre med sagsbehandlingen.

12 Adgang oprettes Hvis fremmødte er fuldmagtshaver. Udfyld de dele af FD 001, der er forbeholdt kommunen. Man tilføjer følgende oplysninger: Dato for modtagelsen af anmodningen. Sæt flueben ved at ID er forevist Dine initialer. Sagsidentifikation (journalnummer). Opret læseadgang i Digital Post. Gennemgås på senere slides. Giv fremmødte en række vigtigt meddelelser. Se næste slides

13 Adgang oprettes – vigtige meddelelser
Hvis fremmødte er adgangsgiver oplyses følgende: At der går 24 timer før adgangen aktiveres. At læseadgang til en virksomhed/rådgiver med CVR nummer, betyder, at den pågældende virksomhed afgør, om læseadgangen skal gives til en enkelt medarbejder eller til alle medarbejdere hos virksomheden, og som er autoriseret til at tilgå Digital Post i den pågældende virksomhed. Sagt med andre ord, så kan den virksomhed/ rådgiver med CVR nummer, der får læseadgangen bestemme om en enkelt person eller hele virksomheden får læseadgangen. At adgangsgiveren er klar over og indforstået med, at den post, der fremkommer i dennes Digitale Postkasse, er kommet frem til adgangsgiveren. Det betyder, at adgangsgiveren bliver berettiget og forpligtet af den post vedkommende modtager i Digital Post. Dette gælder også selv om adgangsgiveren ikke logger ind og uanset om posten bliver læst. At adgangsgiveren er bekendt med, at kommunen ikke har mulighed for at kontrollere, om den der er givet læseadgang også faktisk holder øje med og læser adgangsgiverens post. At læseadgangen gælder tidsubegrænset eller til den bliver tilbagekaldt eller slettet. At adgangsgiveren til enhver tid kan henvende sig i borgerservice og tilbagekalde en givet læseadgang. At adgangsmodtager kan vælge at slette sin læseadgang uden at give adgangsgiveren besked. Sagsbehandlingen er nu slut hvis fremmødte er adgangsgiver.

14 Adgang oprettes – vigtige meddelelser
Hvis fremmødte er repræsentant oplyser man følgende: Samme vigtige meddelelser der er nævnt ovenfor under ”hvis fremmødte er adgangsgiver”. At det er repræsentanten pligt at sikre sig at adgangsgiveren er opmærksom på rækkevidden af disse forhold.

15 Adgang oprettes i Digital Post
Hvis fremmødte opfylder kriterierne for adgangsgiverens tildeling af læseadgang til adgangsmodtager, opretter man læseadgang i Digital Post For at kunne oprette læseadgangen i Digital Post, skal man have en medarbejdersignatur og være oprettet som bruger med rollen ”Myndighedsmedarbejder” i Digital Post Administrationsportalen Man logger på Administrationsportalen via dette link: Man logger ind via sin medarbejdersignatur og får adgang til ”Administrationsportalen”

16 Oprettelse af læseadgang i Digital Post

17 Oprettelse af læseadgang i Digital Post

18 Oprettelse af læseadgang i Digital Post

19 Oprettelse af læseadgang i Digital Post

20 Oprettelse af læseadgang i Digital Post
Bemærk! I den endelige version af brugergrænsefladen indsættes der en tekst: Borgeren/fremmødte er blevet orienteret om hvad det indebærer at give en læseadgang. Herunder at det altid er adgangsgiveren, som har ansvar for at gøre sig bekendt med indhold. Der skal sættes flueben ud for teksten for at sikre at denne information er blevet videregivet. Er fluebenet ikke sat skal man ikke kunne komme videre i flowet.

21 Oprettelse af læseadgang i Digital Post

22 Arkivér den underskrevne blanket FD 00? (repræsentant)
Hvis fremmødte er repræsentant gemmes den udfyldte DF 00?. Det er vigtigt, at den underskrevne blanket arkiveres, så den senere let kan fremfindes. Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette.

23 Særlige situationer Fuldmagt givet via et selvoprettet dokument
Hvis en fremmødt medbringer en fuldmagt, der er givet via et selvoprettet dokument, vil denne fuldmagt som udgangspunkt kunne accepteres, hvis det medbragte dokument lever op til de indholdsmæssige krav som er angivet i FD 00?. Da tildelingen af læseadgang har vidtrækkende konsekvenser for adgangsgiveren i de tilfælde hvor en denne ikke selv kan tilgå sin digitale postkasse, er det et ufravigeligt krav at de bemærkninger, der er listet i FD 00? fremgår af dokumentet, således at der ikke kan være tvivl om at adgangsgiveren har set disse.