Excel-filerne er levende værktøjer…

Præsentationer af emnet: "Excel-filerne er levende værktøjer…"— Præsentationens transcript:

1 Excel-filerne er levende værktøjer…
tour d’excel Dette er en lille rundvisning til de lærere og elever, der gerne vil lave elektroniske værktøjer og have stor brugerindflydelse. Jeg viser kun det, der er vigtigt, når vi laver læringsmidler med Excel - jeg kommer ikke ind på regnearkenes egentlige regnemæssige funktioner. Dem kan I læse om i IDGhæftet om Excel, der kan købes i alle kiosker og boghandlere for under 40 kr. Jeg lægger vægt på en meget simpel gennemgang af netop det, der skal til for at lave en logbog, en uddannelsesbog o.lign. Sammenligner man produktioner i Excel med professionelt producerede værktøjer, kan man sige, at de professionelle værktøjer har den fordel at de er programmer, dvs. faste i formen, mens Excel-filerne jo netop er filer og derfor foranderlige og meget mindre faste i formen. Alle brugere kan ændre ved opsætning etc. Men det er også præcis det, der giver den optimale brugerindflydelse, den optimale IT-træning, det optimale ejerskab og den optimale motivation. Excel-filerne er levende værktøjer… Jan Gejel

2 tour d’excel Når man starter med at arbejde i Excel skal man have alle værktøjerne fremme: se pilene. Man går i VIS og krydser følgende værktøjslinjer af: standard, formatering og tegning. Så går man i FUNKTIONER og vælger INDSTILLINGER. Her krydser man følgende af: arkfaner, lodret rullepanel, række- og kollonneoverskrifter. Alt andet kan slås fra - også gitterlinjer, for så har man en hel hvid side. Alle disse værktøjer tages væk igen, når dokumentet er færdigt - undtagen lodret rullepanel, for det skal brugeren nogle gange anvende til at scrolle op og ned på siden.

3 tour d’excel Når man vil ændre baggrundsfarven, eller blot have hel hvid baggrund, skal man klikke i øverste venstre hjørne (=markér alt) og så vælge farve i malerspanden øverst.

4 tour d’excel Hvis man arbejder med en større produktion, så vil man som regel lave et grunddesign på ét ark og derefter kopiere dette ark og omdøbe de nye. Man HØJREKLIKKER på det ark, der skal kopieres og vælger som vist ved pilene - tast OK. Derefter højreklikker man på de nye ark - et efter et - og vælger OMDØB.

5 tour d’excel Det er vigtigt at lære at bruge Excel med hyperlink, dvs. man skal kunne klikke frem og tilbage mellem arkene - uden at brugeren skal finde arkene nede i bunden af skærmen. Det skal fungere som på en hjemmeside. Man markerer et eller andet: en tekstboks, en celle eller et billede (man kan lægge hyperlink på alt!) og vælger INDSÆT og HYPERLINK i menuen eller taster CTRL+I. Så vælger man hvilket ark, der skal linkes til: først i boksen til venstre, så i boksen nedenfor. Klik OK og hyperlinket fungerer !

6 tour d’excel Det er bedst at skrive tekst i teksbokse - så kan man flytte rundt på boksene (markér rammen og hold musen nede på rammen) som man vil og man kan redigere tekst og baggrund som i Word. Man klikker på ikonet med A’et i værktøjslinjen TEGNING nederst og klikker på arket - og trækker tekstboksen ud. Tekstboksen har to former: redigering af tekst er den nedenfor til venstre, og formatering af selve tekstboksens egenskaber er den nedenfor længst til venstre. Sidstnævnte kommer frem ved at klikke på tekstboksens ramme - førstnævnte ved at klikke inden i tekstboksen. Når man vil formaterer tekstboksen, vælger man værktøjerne i bunden af skærmbilledet: man kan ændre baggrund (farve, mønster eller ingen farve!) i ikonet med malerspanden, ændre rammens farve (eller fravælge den) i ikonet med penslen og ændre tekstfarve i ikonet med det store A. Og man kan lægge skygge på længere til højre i værktøjslingen. Selve tekstens egenskaber ændres i værktøjslinjen øverst i skærmbilledet - ligesom i Word. Tekstboksene kan gøres lige så store man vil - dog med begrænsning på 275 rækker lodret. Leg med det - det lærer man mest af...

7 tour d’excel Man kan frit sætte billeder ind og flytte rundt med dem. Vælg INDSÆT og BILLEDE FRA FIL og find dit billede. Du kan gøre det større eller mindre ved at markere det og hive i hjørnerne. Du kan højreklikke på billedet og vælge VIS VÆRKTØJSLINJEN BILLEDE (se nedenfor). Her kan du ændre billedet: lys, kontrast etc. og beskære det. Klik på beskæringsværktøjet, hold musen over billedets kant, klik og hold musen nede - træk ind mod billedets centrum. Hvis du vil lægge tekst over billede eller omvendt, kan du vælge hvad der ligger øverst ved at markere dit objekt, gå i TEGNING nederst til venstre og vælg RÆKKEFØLGE.

8 tour d’excel En af de meget smarte ting i Excel er, at der kan dukke en kommentarboks op, når brugeren ruller musen hen over en celle med en tekst i. En pop-up kan man kalde det. Det kan kun knyttes til en celle - ikke til en tekstboks. Man kan f.eks. skrive info i en celle og så dukker der en tekst op, når man ruller musen hen over. I stedet for at skulle oprette et helt nyt ark til informationen. På den måde kan man have mange informationer på ét ark ! Højreklik i en celle og vælg INDSÆT KOMMENTAR. Når kommentaren er indsat kan man igen højreklikke i cellen og vælge REDIGER KOMMENTAR. Så kan man redigere kommentaren på samme måde, som vi redigerer en almindelig tekstboks. Man kan gøre kommentarboksen lige så stor man vil ved at hive i hjørnerne. Man kan ikke flytte på kommentarboksens øverste venstre forankring, idet det er knyttet til den valgt celle. Så placerer man bare boksen i forbindelse med den rigtige celle. Leg lidt med muligheder - det er et af de meget kreative virkemidler i Excel...

9 tour d’excel Det er meget let at sætte link til Internettet ind i Excel. Og det giver mulighed for at integrere hjemmesider i dokumentet. Og for at lave små portaler til forløbene. Man kan lægge links på alle mulige elementer: tekster, billeder etc. Man markerer elementet, vælger INDSÆT og HYPERLINK (eller Ctrl+I) og skriver simpelthen den internet-adresse, man ønsker. Når brugeren klikker på linket, åbner nettet på den pågældende side og når man er færdig med at kigge rundt på nettet går man i VIS og SKIFT TIL (i selve Internetprogrammet) og vælger vores Excel-dokument. Så er man tilbage på det sted i Excel-dokumentet, hvor man aktiverede linket.

10 tour d’excel En af de helt megastore funktioner i Excel er, at man kan integrere andre typer objekter i selve Excel-dokumentet. Det betyder at du, mens du arbejder i Excel som bruger, vil kunne gøre brug af f.eks. Word, Power Point eller andre kendte programmer, som brugeren formodes at have på sin pc. Det betyder også at vi skal lære at bruge de programmer, der er bedst til dette eller hint formål og så vedlægge dem i Excel-dokumentet. Selve Excel bliver så et samlende program med lidt tekst, vejledning, billeder etc. - og med præsentationer af dokumenter, der ligger som vedlagte objekter. De vedlagte objekter er fuldt redigerbare. Skriver man meget, så vælger man OPRET NYT og så Word - og skriver simpelthen i et indlagt Worddokument, som er meget lettere at printe ud end f.eks. Excel. Eller man skriver i Word først og vedlægger det så på Excelarket ved at vælge OPRET FRA FIL. Eller finder man på at ville integrere et lille læringsmiddel i Excel, så laver man det i Power Point og lægger det ind som objekt i Excel. Det kan også være lydfiler (interviews) eller videosekvenser. Man går i INDSÆT og vælger OBJEKT og vælger at det skal være et nyt dokument eller et, man allerede har lavet. Det ikon der repæsenterer objektet kan man redigere på samme måde som alle andre billeder - højreklik på det og vælg vis værktøjslinjen billede. Excel går hermed fra at være et regneark til at være en art hjemmeside, hvor der ligger alle mulige ting - en slags elektronisk projektmappe !!!

11 tour d’excel Der er ingen grund til, at brugerne skal rode rundt med elementer på de ark, hvor der kun skal læses - ikke skrives og lægges billeder ind etc. Disse ark kan låses totalt, så de fremstår med et programs soliditet. Brugeren kan intet ændre - ikke engang klikke i en celle ! Det gøres for hvert enkelt relevant ark ved at gå i FUNKTIONER og BESKYTTELSE. Her vælges beskyt ark og der kan evt. skrives en adgangskode, så producenten kan låse arket op igen, hvis der skal redigeres.

12 tour d’excel Når man er færdig og skal have ”renset” skærmbilledet for støj, fjerner man alle værktøjslinjer og vælger edrefter FUNKTIONER og INDSTILLINGER - og så skal indstillingerne se sådan ud… Derefter GEM !

13 tour d’excel I denne lille gennemgang er der ikke talt om tal, regning og håndtering af celler. Alt dette kan læses i det omtalte hæfte. Gennemgangen her er beregnet på den brug vi gør af Excel til elektroniske værktøjer. Lad os opsummere: På samme måde som en hjemmeside kan Excel bruges som organisator af en række funktioner, faciliteter og dokumenttyper og kan derfor ingrerer såvel tekstfiler, multimediefiler og Internet. Jo mere omfattende vores produktioner er, jo vigtigere er det at tænke hele produktionen igennem, inden der begyndes på arbejdet med Excel. Ellers skal der korrigeres meget bagefter og det er tidskrævende. Go’ fornøjelse… !!!

14 tour d’excel Vil du vide mere eller træne systematisk...