Step 2: Organisation - samarbejde og ledelse i projektet.

Præsentationer af emnet: "Step 2: Organisation - samarbejde og ledelse i projektet."— Præsentationens transcript:

1 Step 2: Organisation - samarbejde og ledelse i projektet

2 Samarbejde i projektet
Indhold: Etablering af projektorganisationen Roller i projektorganisationen Eksempler på organisationstyper Projektlederen: Ledelse og roller Projektgruppens samarbejde Litteratur: Riis og Mikkelsen,Grundbog i Projektledelse, Prodevo 2003 Lindegaard og Olsson, Power i Projekter og Porteføljer, DJØF 2005 Projektledelsens Grundbegreber, PMI 2002 Andersen og Ahrengot: Fit for Fight, Børsen 2003 Kjell A. Nordström & Jonas Ridderstråle: Funky Business, Børsen 1999 Steven Covey: 7 good habits of highly effective people, Franklin Covey Andreas Munk-Madsen: Strategisk Projektledelse, MARKO 1996 Michael A. West: Teamwork - metoder til effektivt samarbejde, Psykologisk Forlag 2002 R. Meredith Belbin: Ledelsesgrupper -betingelser for succes eller fiasko, Potential 1)

3 Projektorganisationen
Det ydre Struktur, opbygning og relationer til interessenter, synlighed Det indre Arbejdsformen, arbejdsfordeling og tildeling af roller Personificeringen Projektmedarbejderen, projektlederen, opgaver og ledelsesstil Banen skal være kridtet op, men det er spillerne, der skaber kampen.

4 Projektorganisationen Husk - projekter har en verden omkring sig
Hv-? Projekt synsvinkel Organisatorisk synsvinkel Input Proces Output Den midlertidige projektorganisation Den permanente basis organisation

5 Projektets succes er en sum
Opgaven “Missionen lykkedes” Resultat Timing Accept Implementering Involvering Tilpasning Ressourcer Tid Basisorganisationen Projektet

6 Projektorganisation - i en foranderlig verden
Problemstilling: Hurtigere teknologisk udvikling stiller krav om tempo og effektivitet Optimal udvikling kræver kendskab til alle funktioner i virksomheden Mængden af fornyelsesopgaver øges, hvilket kræver fleksibilitet Projektet kræver at personer med forskellig viden deltager Projektgruppen dannes ofte på tværs af basisorganisationen En god projektorganisation kræver forankring i basisorganisationen samarbejde omkring opgaven inddragelse af interessenter projektleders kompetence

7 Projektorganisation Husk at “hejse flaget” når projektet startes - informér i hele organisationen
Planlægning Formulering af principper og arbejdsform Tilrettelægge beslutnings- og indflydelsesdel Tilrettelægge ledelsesdel Tilrettelægge arbejdsdelen Etablering Organisationens tilpasning til projektets forskellige faser Sikre kontinuitet i projektet Afvikling Planlæg afvikling, så uvished og projekttræthed undgås Formel overdragelse til driftsorganisationen

8 Projektorganisation Mange får opgaven som projektleder i fremtidens virksomhed

9 Projektorganisation - Projektleder skaber respekt/autoritet ved at gennemføre opgaven hurtigere og bedre end det forventes Den projektansvarlige chef er projektets opdragsgiver Opdragsgiver kan f.eks. være virksomhedens ejer eller direktør Styregruppen har det overordnede ansvar, fastlægger mål og ressourcer Styregruppen består af chefer fra involverede afdelinger Styregruppen er i stand til at træffe bindende beslutninger Projektlederen leder og styrer det daglige arbejde i projektgruppen Projektleder fremlægger løsningsmuligheder for styregruppen Projektleder er med til styregruppens møder som sekretær Projektmedarbejderne har faglig ekspertise inden for produktet Medbringer kompetence fra sit funktionsområde, og har ofte to chefer Kan arbejde heltid, deltid eller være ansat på projektet Skal være loyal over for resultat, snarere end over for funktion

10 Projektorganisation - Undgå konflikter igennem etablering af referencegrupper
Referencegrupper giver råd, udtalelser og kommentarer – informeres Referencegrupperne etableres med baggrund i interessentanalysen interessent kan bidrage fagligt til løsning af problemer interessent kan være fortaler for projektets gennemførelse interessent kan have politisk ønske om at deltage i projekt interessent kan have krav på at blive hørt interessent kan have negativ indflydelse på projektet (modstander) Interessenter i referencegrupper høres, informeres gennem: Formaliserede møder Ad hoc møder Uformelle kontakter

11 2.1. Ansvarsmatrix Hvis ansvaret for en opgave skal deles mellem to personer - bliver der højst 10 % af ansvaret til hver Symboler for aktivitet i opgavefordelingsskema: I: Tage initiativ til G: Godkende M: Medvirker ved A: Ansvarlig U: Udfører H: Høres

12 Projektlederen

13 Projektlederen Projektlederens roller
Lede opgaven Skabe projektresultatet Opgaveleder Indadvendt ledelse Anfører Informationsfordeler Udadvendt ledelse Topfigur Forbindelsesled Talsmand Forhandler Projektstyring Arbejdsleder Overvåger Kriseløser Ressourceledelse Opgavefordeler Kompetencetilførsel

14

15 Projektlederen Projektlederens kompetence
erfaring Metode- kompetence Adfærds- kompetence International Competence Baseline, IPMA Videreudviklet af Foreningen for Dansk Projektledelse

16 Projektlederen Projektlederens interne kontrakt – kender du spillereglerne? Projektets mål og succeskriterier Bilag: Projektleders bud på en projektbeskrivelse jvf. skabelon  Projektleders personlige udvikling: Styrker og udviklingspunkter i forhold til projektet. Er der behov for sparring eller efteruddannelse for at løfte projektet?   Projektlederens øvrige opgaver Prioritering i forhold til evt. andre opgaver som projektlederen har pt. Projektorganisation Hvem er projektansvarlig? Hvordan bemandes projektet?  Samspil omkring projektet Forslag til hvordan projektejer og projektleder arbejder bedst sammen på opgaven Forslag til hvordan projektleder og ressourcepersoner kan samarbejde  Rammer og beføjelser Defineret indenfor hvilke rammer projektlederen kan træffe beslutninger i forhold til budget, tidsplan, indhold Dato Dato   Projektejer Projektleder

17 Projektlederen Management by walking around
Metoder til ledelse Management by walking around Small talk er sjældent spildt Tag lederrollen på – vis respekt og bliv respekteret! Hav overblik over interessenterne Vidsyn istedet for snæversyn Agér istedet for at reagere Coveys 7 gode vaner Vær proaktiv Begynd med slutningen Gør det første først Tænk vind/vind Søg først at forstå – dernæst at blive forstået Skab synergi Slib saven

18 Summe-opgave – at bygge et skib........
” Hvis du vil have bygget et skib, skal du ikke kalde folk sammen, for at tilvejebringe tømmer eller tilvirke redskaber. Du skal ikke uddelegere opgaver til dem eller fordele arbejdet. Men du skal vække deres længsel efter oplevelser på det store åbne hav” Hvordan vil i gøre det i jeres projekter? 10 minutters summen....

19 Projektledelse – Metoder og Værktøjer
Del II – forår 2006

20

21 Projektgruppens samarbejde

22 Start- og planlægnings- workshops
Projektgruppen Organisering af det indadvendte samvirke Bevidsthed om roller Synlig ledelse Tydelige spilleregler Projektmøder - Arbejdsmøder - Styringsmøder - Sociale arrangementer Mødedagsordner og -referater Direkte personkontakter Start- og planlægnings- workshops Projekthåndbog/procesdagbog Projektets info- og kommunikations- web site Projektrum/-værested Visualisering, modeller og plancher Evaluering af præstation og proces

23 Teamarbejdets 2 dimensioner
Høj Opgaverefleksivitet Lav Type A: velfungerende team Høj opgaveeffektivitet God psykisk trivsel Lang levetid Type B: Hyggeligt team Lav opgaveeffektivitet Gennemsnitlig psykisk trivsel Kort levetid Type D: Koldt, effektivt team Gennemsnitlig eller dårlig psykisk trivsel Type C: Dysfunktionelt team Dårlig psykisk trivsel Meget kort levetid Høj Social refleksivitet Lav Model:Michael A. West, Teamwork - metoder til effektivt samarbejde

24 Leveregler Opnå Undgå Gruppens leveregler … Samarbejde Resultat
Øvelse evt: Hvordan kan i ellers (i andre situationer) anvende begrebet begin with the end

25 Teamorientering og teamrolle adfærd
Stabil OR KO FM AN KS Introvert Ekstrovert IM OP SP AF Rastløs

26 Samarbejdet Adjourning Performing Norming Storming Forming
Kulturen er bestemt af personerne Tiden betyder også noget..... Faser i en gruppes udvikling: Lenneer-Axeldon 1995 Adjourning Performing Norming Overgang fra rekruttering til faserne!!! Brug dén til dét!!! Dannelse - usikkerhed om opgaven holde sig til projektleder - frustreret, men det lyder spændende og ambitionerne er høje. Organisering - forvirring og spørgsmål- kan jeg klaredet, kan de andre - lære hinanden at kende Indkøring - begyndende samarbejde- begyndende konflikter - foreslå ideer, løsninger Modning/samaarbejde - gensidighed, kreativitet, arbejde resultatorienteret Storming Forming

27 Projektgruppen Plan for udvikling / checkliste
”Før” opgaver Opgaver ved projektstart Projektformulering Skabe accept i basisorganisationen Vælge projektleder og medarbejdere velovervejet Skaffe arbejdsfaciliteter Tilknytningssamtale Igangsætningsmøde Projektplanlægnings-seminar Opgaver undervejs Opgaver ved afslutning Arbejdsseminarer Introduktion af nye deltagere Gruppevurderinger Fællesskabsmøder Farvel-og-tak-samtale Tilbagemeldingsmøder

28 Læring i projektgruppen
Hvad lykkedes særligt godt? Hvorfor? Hvordan gentager vi det? Hvad burde være bedre? Find årsager – og så: Hvordan? Hvordan gør vi næste gang?