Præsentation er lastning. Vent venligst

Præsentation er lastning. Vent venligst

Borgmesterens Forvaltning Digital post til virksomheder Tina Elkjær, Jobcenter Sekretariat Tonny Andreasen, IT- og digitalisering.

Lignende præsentationer


Præsentationer af emnet: "Borgmesterens Forvaltning Digital post til virksomheder Tina Elkjær, Jobcenter Sekretariat Tonny Andreasen, IT- og digitalisering."— Præsentationens transcript:

1 Borgmesterens Forvaltning Digital post til virksomheder Tina Elkjær, Jobcenter Sekretariat Tonny Andreasen, IT- og digitalisering

2 Borgmesterens Forvaltning DISPOSITION •Fakta om Jobcenter Aalborg •En case og dertil hørende arbejdsgange •Hvorfor skal vi gøre det •Aalborg Kommunes tekniske setup •Overvejelser om metadata •Standardisering og formidling •Aktører

3 Borgmesterens Forvaltning Organisering •Jobcentret er placeret i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen. • Jobcentret består af Jobcentersekretariatet, 4 lokale jobcenterområder og de kommunedækkende enheder: Jobbutikken, Virksomhedscentret og Job- og Vejledningscentret, Jobcenter Integration, Jobcenter Ung, Revalideringscenter Aalborg, Projektafsnittet og Sprogcentret. Kerneopgaver i Jobcenter Aalborg •samarbejde med ledige og virksomheder om at bringe ledige (tilbage) på arbejdsmarkedet samt servicere og imødekomme virksomhedernes behov. Jobcentrets omdrejningspunkt bliver den enkelt borger, hvor samtaler, indsatser, og virksomhedskontakt er nogle af redskaberne til at sikre: •at borgeren kommer i arbejde, •at lovgivningen på området overholdes, •at virksomhedernes behov for arbejdskraft tilgodeses •samt sikring af korrekte refusioner så det økonomiske grundlag for indsats er tilstede. Jobcenter Aalborg

4 Borgmesterens Forvaltning •Indbyggertal personer per •30 % af alle borgere over 15 år i Aalborg er tilmeldt Digital Post •37 % af de ledige i Aalborg er tilmeldt Digital Post • breve udaf mulige sendes via Fjernprint (2013) heraf går cirka 22 % i Digital Postkasse •Af de breve sendes ca fra job-centret, hvoraf ca. 41 % går i digital post •Antal virksomheder med ansatte i Aalborg Kommune cirka •Antal borgere i berøring med Jobcentret personer •Ledige målgruppe er hvoraf 6664 personer er på kontanthjælp Aalborg i tal

5 Borgmesterens Forvaltning

6

7

8 Samtaler, indsatser og virksomhedskontakt •Jobcentrets daglige arbejde består i høj grad af samtaler med borgere, der afstedkommer kontakt til virksomheder, der langt hen ad vejen resulterer i en konkret indsats. Hvis udgangspunktet er borgere på kontanthjælp i målgruppe 2.2 og 2.3 Arbejdsgangen

9 Borgmesterens Forvaltning •JC indkalder borger til samtale via brev fra fagsystem. •JC udarbejder en jobplan, der sendes som brev borger o Borger returnerer brevet med underskrift •JC kontakter virksomhed – oftest telefonisk – for aftale om etablering af VIP •JC udsender blanket fra fagsystem for dokumentation for forholdstallet. o Virksomhed underskriver og returner •JC udsender blanket fra fagsystem for dokumentation af høring af ansatte. o Virksomhed og medarbejderrepræsentant underskriver og returnerer Arbejdsgangen er som følger:

10 Borgmesterens Forvaltning •JC udarbejder 1 tilbudsblanket samt vejledning i 3 kopier (borger, virksomhed og JC). o Alle 3 parter underskriver alle 3 blanketter og beholder hver en kopi. •JC udarbejder timesedler som virksomhed og borger løbende 1 gang pr. måneden udfylder og returnerer til JC, som evt. videresender til YK til brug for evt. sanktionering i ydelsen. •JC vurderer om borger og virksomhed kan være berettiget til at modtage hjælpe til hjælpemidler, arbejdspladsindretning, personlig assistance m.v. Der kan evt. være tale om et udlån til borger eller virksomhed, der så skal underskrive en fremsendt erklæring og returnere til JC Arbejdsgangen fortsat…

11 Borgmesterens Forvaltning •JC vurderer om borger er berettiget til brug af mentorordning forud for opstart •Virksomheden kan af egen drift og på opfordring ansøge om mentorordning via blanket fra f.eks Virk.dk •JC vurderer tilsendte blanket og giver en evt. bevilling på side 3 af tilsendte blanket, som sendes til virksomhed eller uddannelsesinstitution •JC fremsender besked om afgørelse via brev i fagsystem til borger •JC tilretter ved bevilling føromtalte jobplan i fagsystemet, sender til borger, der underskriver og returnerer •Virksomheden fremsender anmodning om udbetaling af mentorbevilling til JC fra virk.dk vedlagt dokumentation i form af lønsedler fra berørte medarbejdere. Særligt omkring mentor …

12 Borgmesterens Forvaltning Blanket/brev BorgerVirk- somhed Job- center Bemærkning Indkaldelse til samtaleXKræver intet svar JobplanXBorger underskriver og returnerer til Jobcenter Blanket om forholdstalXVirksomhed underskriver og returnerer til Jobcenter Blanket om høringXVirksomhed og medarbejderrepræsentant underskriver TilbudsblanketXXXAlle 3 parter underskriver samme blanket TimeseddelXXBorger og virksomhed underskriver Skematisk oversigt -over kommunikationen af breve og blanketter mellem borger, virksomhed og Jobcenter

13 Borgmesterens Forvaltning •Proceduren gentages, hvis der er tale om forlængelse udover den først aftale periode, der som oftest kan være max. 13 uger. •Ved hver etablering af VIP dannes der i gennemsnit 7 blanketter og breve, hvoraf de 4 som minimum er til virksomheden – og ved forlængelse fremsendes der nye blanketsæt. Der dannes yderligere 4 blanketter til virksomheden, hvis der etableres mentorordning ifm. VIP I Jobcenter Aalborg har vi følgende tal til rådighed på området: •De 6664 borgere på kontanthjælp, skal som minimum efter nuværende lovgivning indkaldes skriftligt til samtale i JC hver 3. måned. Dette giver i alt forsendelser. •Potentielt kan alle disse samtaler føre til en virksomhedsrettet indsats, der afstedkommer et gennemsnit på 7 forsendelser i alt jf. tidligere beskrevet arbejdsgang •Det bør også bemærkes at der i ovenstående arbejdsgang kun er taget udgangspunkt i etablering af virksomhedspraktik for 2 af Jobcentrets 14 målgrupper. Lignende arbejdsgange er tilstede for andre målgrupper og med Kontanthjælpsreformen per vil volumen forøges. Volumen på arbejdsgangen

14 Borgmesterens Forvaltning •Jobcentrets kerneopgaver er langt hen ad vejen IT-understøttet dels for at sikre overlevering af data til rette instanser og dels for at understøtte den daglige arbejdsgang. Der anvendes i stor stil elektroniske blanketter og standardbreve, der via fjernprint sendes til borgere og virksomheder. Mængden af elektronisk post er stigende, og der vil fortsat være noget at hente, hvis disse i højere grad var tænkt ind i en sammenhængen og forlængelse af arbejdsgangen. Digitaliseringsgraden skal give mening •Jobcenter Aalborg vil rigtig gerne den øgede digitalisering; det giver god mening for mange. Men vi er kun halvvejs i mål. Det kan være vanskeligt at forsvare en kanalstrategisk tanke om, at alle forsendelse skal være digitale i afsenders ende, hvis ikke det er muligt i modtagers ende. Ved føromtalte eksempel beder vi som Jobcenter borger og virksomhed om at printe vores elektroniske forsendelse, påføre fysisk underskrift, for herefter at sende den til os. •Da Aalborg Kommune i denne sammenhæng selv er en virksomhed, ser vi fortsat helst breve fremsendt med PostDanmark, da vi endnu som virksomhed ikke er klar til at håndtere fordelingen af indgående elektronisk post. Virksomheden Aalborg Kommune har kun 1 sikker postkasse knyttet på CVR- nr., og mængden og kompleksiteten i den indgående post fordrer væsentlige ressourcer til håndtering og fordeling. IT- understøttelse og digitalisering

15 Borgmesterens Forvaltning - men hvor giver det mest mening at starte: •Er det føromtalte blanketter dels pga volumen og dels pga kompleksiteten •Er det alle blanketter på en gang eller ud fra en prioritering •Er lovgiver eventuelt indstillet på en påkrævet forenkling af regler på området •Er der behov for en sondring mellem virksomhedernes behov og myndighedernes behov •Er der fortsat et behov for blanketter eller kan disse på kort eller lang sigt erstattes af egentlige selvbetjeningsløsninger •Er der gevinster at hente uanset om der er tale om en virksomhed eller en myndighed - Og hvorfor skal vi gøre det: •Aalborg Kommune har et klart politisk mål om at være en erhvervsvenlig kommune, hvor servicering af virksomheder på forskellig vis er omdrejningspunkt for det daglige arbejde. Set i lyset af kontanthjælpsreformen forudser vi en ikke uvæsentlig stigning i antallet af tidligere omtalte placeringer, hvor vi kan se, at en øget elektronisk og digitaliseret arbejdsgang vil hjælpe vores virksomheder, os selv som virksomhed og os selv som myndighed. •Mon ikke andre kommuner har samme overvejelser… Der er plads til forbedring og forenkling

16 Borgmesterens Forvaltning •Den fælles kommunale digitaliseringsstrategi o Indsats 2.4 : Ny generation af forretningssystem på beskæftigelsesområdet •Aalborg Kommunes arbejdsmarkedssystem o Workbase - i drift siden november 2010 •Fjernprint o Doc2Mail – i drift siden november 2011 •Egen udviklet fordelingsmotor (Input Manager) Vores tekniske setup

17 Borgmesterens Forvaltning Input management i virksomheden •Afsender: CVR •Ang-Person: CPR •Ang-Virksomhed: o CVR o P-nummer •Ang-Emne: o KL-e o + evt. FORM) •Evt o Blanket: Blanketnummer o Standardbrev: Brevtype Modtagelse af evt. svar i job-centret •Sagsoplysninger (om det brev, der svares på) o Sagsbærende system o Sagsnummer o Dokumentnr •Virksomhedoplysninger o Afsender: CVR •Personoplysninger o Ang-Person: CPR Overvejelser omkring metadata

18 Borgmesterens Forvaltning •For hvert sagsområde/sektor: Job-centrene, miljø, Skat, Arbejdstilsynet etc. o Kun ét autoriseret sæt af metadata •Metadata – uanset sektor o Skal findes i en og kun en offentlig database o Myndigheder skal kunne lægge nye data (definitioner) ind o Myndigheder og private virksomheder skal kunne hente definitioner til deres input og output management systemer o Stilles til rådighed for kommunerne via serviceplatformen Standardisering og formidling af metadata

19 Borgmesterens Forvaltning •Digitaliseringsstyrelsen o Igangsætter og organiserer processen for alle offentlige myndigheder - stat, regioner og kommunerne •KL o Driver og organiserer processen for landets kommuner -Prioritering af områder – hvor skal vi starte? -Understøttelse/ sammenhæng til den kommunale digitaliseringsstrategi og rammearkitektur -Igangsættelse og aftaler med f. eks. KOMBIT o Kontakt til Digitaliseringsstyrelsen o Kontakt til de relevante leverandører •Kommunerne o Stiller faglig ekspertice til rådighed o Har ansvaret for at implementere standarderne og indkøbe de nødvendige systemer •Leverandører o Skal implementere de aftalte standarder -Fagsystem-leverandørerne -Fjernprint-leverandørerne -Sikkerpost/IO-management leverandørerne Aktører

20 Borgmesterens Forvaltning Skal vi ikke se at komme i gang ? Hvad så nu?


Download ppt "Borgmesterens Forvaltning Digital post til virksomheder Tina Elkjær, Jobcenter Sekretariat Tonny Andreasen, IT- og digitalisering."

Lignende præsentationer


Annoncer fra Google