Pengurusan Pembayaran Penyelidikan Research Management Centre

Præsentationer af emnet: "Pengurusan Pembayaran Penyelidikan Research Management Centre"— Præsentationens transcript:

1 Pengurusan Pembayaran Penyelidikan Research Management Centre
“Inspiring Creative and Innovative Minds” Research Management Centre

2 Research Management Centre
NOR IZRA BINTI MOHAMAD ZUHAIDAH BINTI KASIM MUHAMMAD TARIQ ZAINAL ABIDIN MUHAMAD NAJIB BIN HASSAN Penolong Akauntan Pembayaran Bahagian Kewangan Pusat Pengurusan Penyelidikan 37929 & 37901 Research Management Centre

3 JENIS-JENIS ELAUN/tuntutan
Perjalanan : 1.1 Tugas Rasmi (Dalam Negeri) : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 :Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun (Perbatuan) : Pekeliling Pentadbiran Bil. 7/ (Perbatuan) : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2010 : Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 1/2013 : Pekeliling Perkhidmatan Bil 1/2012 (klausa Elaun perjalanan kenderaan) 1.2 Tugas Rasmi (Luar Negeri) : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 : Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 1 Tahun 2009

4 JENIS-JENIS ELAUN/tuntutan
2. Perjalanan: 2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) :Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 :Pekeliling Pejabat Bendahari Bil /2010 2.2 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) :Pekeliling Perbendaharaan 3. Saguhati/Honorarium :Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995 :Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996 :Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 :Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008 4. Pendahuluan Perjalanan :Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 :Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 1998 5. Pendahuluan Pelbagai : Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 tahun 1990

5 JENIS-JENIS ELAUN/TUNTUTAN
6. Bayaran Balik Wang : Pekeliling Bendahari Bil 7 tahun Upah/Saguhati : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 : Pekeliling Pentadbiran Bil. 31/ Tuntutan Kerja Lebih Masa 9. Skim Pelajar Bekerja 10. Pembayaran Inbois < RM5,000 : Pekeliling Bendahari Bil. 7 Tahun Pesanan Tempatan (LO) 12. Tuntutan Pembayaran Luar Negara 13. Pemulangan Resit Wang Pendahuluan Pelbagai 14. Pemulangan Resit Pendahuluan Perjalanan

6 Elaun/tuntutan perjalanan
Elaun Makan Sewa Hotel Elaun Lodging Elaun Harian Perbatuan Tambang Gantian Tambang Pengangkutan Awam cth. teksi Pelbagai cth: dobi, parking

7 SYARAT KELULUSAN perjalanan
Arahan/kelulusan perjalanan rasmi merangkumi kelulusan untuk staf membuat tuntutan perjalanan mengikut kelayakan. Surat/ kelulusan DEKAN RESEARCH ALLIANCE bagi menghadiri aktiviti mesyuarat/kerja lapangan/seminar/bengkel (Luar Dalam Negara sahaja). Bagi Dekan RA kelulusan perlu diperolehi dari Unit Aktiviti RMC. Surat/ arahan KETUA PROJEK bagi menghadiri aktiviti mesyuarat/kerja lapangan/seminar/bengkel (dalam UTM) – bagi Ahli Projek dan Pelajar sahaja Surat kelulusan UNIT AKTIVITI RMC bagi pembentangan kertas kerja dalam negara dan pembayaran yuran kertas kerja sahaja (Dalam & Luar Negara).

8 SYARAT KELULUSAN perjalanan
Surat kelulusan Perjalanan Ke Luar Negara yang diluluskan oleh pejabat TNCPI bagi perjalanan ke luar negara. Surat kelulusan Penganjuran Bengkel/ Kursus/ Seminar/ Persidangan Dalam UTM dan melibatkan pihak luar perlu mendapat kelulusan daripada Dekan RA. Surat kelulusan Penganjuran Bengkel/ Kursus/ Seminar/ Persidangan Luar UTM perlu mendapat kelulusan daripada TNC (P&I).

9 1. Elaun/tuntutan perjalanan
1.1 Tugas Rasmi (Dalam Negeri) Gred Elaun Makan Hotel Lodging Peninsular Malaysia Sabah, Labuan & Sarawak Utama/Khas A keatas 115.00 165.00 350.00 80.00 85.00 Utama/Khas B dan C 100.00 130.00 75.00 53 to 54 70.00 45 to 52 60.00 180.00 200.00 41 to 44 45.00 65.00 160.00 170.00 55.00 27 to 40 17 to 26 40.00 140.00 150.00 50.00 1 to 16 35.00 120.00

10 1. Elaun/tuntutan perjalanan
1.1 Tugas Rasmi (Luar Negeri) Gred Elaun Makan Hotel Lodging Kadar/Hari Utama/Khas A keatas 370.00 Actual (Standard Suite) Appendix 1 Utama/Khas B dan C 340.00 Actual (Standard Room) 53 to 54 320.00 45 to 52 270.00 1 to 44

11 Pendahuluan /Sewa Hotel (RM)
Appendix 1 Berdasarkan Appendix A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 & Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 2009 Category Elaun Makan (RM) Pendahuluan /Sewa Hotel (RM) Lelaun Lojing (RM) I 175 400 100 II 195 440 120 III 215 480 140 IV 235 520 160 V 255 560 180 Category I Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania Cambodia India Mynmar Philippines Tonga Category II Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda Guinea Malta South Africa Uruguay

12 Samb. Appendix 1 Category III Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia
Category III Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia Bahrain Kasakstan Moldova Spain Category IV Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia  Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria Category V Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom Finland Italy St. Lucia Turkey USA  Japan  Macau  Mexico

13 Elaun/tuntutan perjalanan
1.1.1 Elaun Makan Kelayakan: Tugas Rasmi > 24 jam dikira mulai dari tarikh bertolak Tidak boleh dibayar untuk masa bertugas melebihi 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am dan hujung minggu. Tidak layak jika makan disediakan oleh penganjur; layak menuntut untuk bahagian yang tidak disediakan seperti berikut:- - Sarapan % daripada Elaun Makan - Makan Tengahari % daripada Elaun Makan - Makan Malam % daripada Elaun Makan Sekiranya pihak penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut, maka pegawai layak menuntut perbezaannya. Kelayakan Elaun bagi pelajar yang sedang mengikuti Pengajian Master & PhD adalah sama seperti kadar gred 41 (RO) Manakala bagi pengajian siswazah pula mengikut kadar gred samada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang mana berkenaan

14 Elaun/tuntutan perjalanan
1.1.2 Hotel/Lodging Kelayakan: Tugas rasmi yang mengkehendaki pegawai bermalam (Program bermula sebelum jam 10 pg pada keesokan hari) Tidak boleh dibayar 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am dan cuti hujung minggu. Layak untuk claim caj tambahan cth. Caj Perkhidmatan(10%),cukai (6%) Tidak layak untuk claim jika pihak penganjur menyediakan penginapan. *Maksimum kadar hotel = RM350 / malam (gred 53 ke atas) + 16% cukai (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 1/2013) 1.1.3 Elaun Harian Kelayakan: a) Seorang Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabatnya bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang 24 jam - kadar ½ daripada Elaun Makan (mengikut gred)

15 Elaun/tuntutan perjalanan
1.1.4 Perbatuan: Kadar/KM KELAS KM A B C D E Cent/KM 1st 500 KMs 70 60 50 45 40 501-1,000KMs 65 55 35 1,001-1,700KMs 30 1701 KM & next 25 Jadual kelas:- KELAS A B C D E Staff Salary > RM 2,323.41 >RM 2,064.60 > RM 1,611.28 <RM 1,611.28 Car C.C >1400 C.C >1000 C.C <1000 C.C >175 C.C <175 C.C

16 ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN
1.1.5 Perbatuan: Kelayakan: Jarak melebihi 25KM & kurang 240 KM (dari ibu pejabat) Pegawai dikehendaki menjalankan tugas di beberapa tempat yang berasingan Apabila di dapati mustahak dan mengkehendaki pegawai membawa kenderaan sendiri Dikehendaki membawa pegawai lain yang juga menjalankan tugas rasmi Para (b), (c ), (d) di benarkan dengan kelulusan Ketua Jabatan. 1.1.6 Tambang Gantian Jarak perjalanan melebihi 240 KM; layak mendapat tambang gantian mengikut i.e Tambang kapal terbang / Keretapi(mengikut gred) Hanya berkelayakan jika bandar yang ditugaskan mempunyai Airport sendiri Pegawai yang menuntut tambang gantian tidak layak untuk menuntut cas tambahan berkaitan perjalanan berkenaan i.e tambang teksi airport ke pejabat/cukai lapangan terbang. *semua tuntutan mesti disertakan resit tol/Touch N Go original yang disahkan

17 2. Elaun/tuntutan perjalanan
2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) -Kursus Gred Elaun Makan Hotel Lodging Peninsular Malaysia Sabah, Labuan & Sarawak Utama/Khas A keatas 90.00 120.00 Actual (Standard Room) 80.00 85.00 Utama/Khas B dan C Actual (Standard room) 75.00 53 to 54 70.00 45 to 52 60.00 145.00 160.00 41 to 44 45.00 65.00 130.00 140.00 55.00 17 to 40 40.00 100.00 35.00 1 to 16 50.00 30.00

18 2. Elaun/tuntutan perjalanan
2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) -Kursus Gred Elaun Makan Hotel Lodging Rate/day Utama/Khas A keatas 300.00 Actual (Standard Room) Appendix 2 Utama/Khas B dan C 270.00 53 to 54 240.00 45 to 52 200.00 1 to 44

19 Appendix 2 Berdasarkan Appendix C,Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005 Category Meal Allowance (RM) Advance /Hotel Rental (RM) Lodging Allowance (RM) I 100 200 II 120 300 III 140 400 IV 160 500 V 180 600 Category I Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania Cambodia India Mynmar Philippines Tonga Category II Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda Guinea Malta South Africa Uruguay

20 Samb. Appendix 2 Category III Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia
Category III Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia Bahrain Kasakstan Moldova Spain Category IV Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia  Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria Category V Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom Finland Italy St. Lucia Turkey USA  Japan  Macau  Mexico

21 2. Elaun/tuntutan perjalanan
2.1.1 Elaun Makan Kelayakan: Tugas Rasmi > 24 jam dikira mulai dari tarikh bertolak Tidak boleh dibayar untuk masa bertugas melebihi 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am dan hujung minggu. Tidak layak jika makan disediakan oleh penganjur; layak menuntut untuk bahagian yang tidak disediakan spt berikut:- - Sarapan % daripada Elaun Makan - Makan Tengahari % daripada Elaun Makan - Makan Malam % daripada Elaun Makan Sekiranya pihak penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut, maka pegawai layak menuntut perbezaannya. Kelayakan Elaun bagi pelajar yang sedang mengikuti Pengajian Master & PhD adalah sama seperti kadar gred 41 Manakala bagi pengajian siswazah pula mengikut kadar gred samada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang mana berkenaan

22 2. Elaun/tuntutan perjalanan
2.1.2 Hotel/Lodging Kelayakan: Tugas rasmi yang mengkehendaki pegawai bermalam(Program bermula sebelum jam 10 pg pada keesokan hari) Tidak boleh dibayar 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am dan cuti hujung minggu. Layak untuk claim cas tambahan contoh : Caj Perkhidmatan(10%), cukai (6%) Tidak layak untuk claim jika pihak penganjur menyediakan penginapan. 2.1.3 Elaun Pakaian Panas (Luar Negara) RM sekali untuk setiap 3 tahun (permohonan hanya melalui fakulti menggunakan peruntukan khas dari Universiti sahaja)

23 2. Elaun/tuntutan perjalanan
2.1.4 Tambang Gantian Kapal Terbang:- From Fare Type Single Return Johor Bahru to: Kuala Lumpur Economy 209.00 418.00 Kuantan 408.00 816.00 Terengganu 458.00 916.00 Kota Bharu Penang Alor Star 468.00 936.00 Langkawi 508.00 1,016.00

24 2. Elaun/tuntutan perjalanan
2.1.5 Pengangkutan Awam Kelayakan:- Tugas Rasmi : Teksi, Bas- Disokong dengan resit yang sah Bagi teksi yang tidak bermeter, resit manual (tulisan tangan pemandu) boleh diterima dengan syarat ia mengandungi maklumat syarikat teksi, nombor pendaftaran teksi, tarikh perjalanan, dari mana ke mana, jumlah tambang, dan tandatangan pemandu. Bagi teksi persendirian, pemandu hendaklah juga mencatatkan nombor kad pengenalannya. (Pekeliling Bendahari Bil 8/ 2010) Kapal Terbang – mesti disertakan Boarding Pas original yang disahkan KP c) Keretapi/Kapal Air: Gred Kelas 27 ke atas d) Tambang Gantian Keretapi : bagi gred 1-26 yang tidak layak menuntut Tambang Gantian Kapal Terbang & juga perbatuan untuk bawa kenderaan persendirian.

25 2. Elaun/tuntutan perjalanan
2.1.6 Pelbagai Kelayakan:- a) Tugas Rasmi: Telefon, Telegram, pos, kurier, dobi(> 3 malam), parking- Disokong dengan resit yang sah b) Broadband : penggunaan semasa di hotel adalah atas tanggungan sendiri dan tidak boleh dituntut bersama claim perjalanan.

26 3. Saguhati / honorarium Khas bagi pembayaran kepada Professor Penceramah Fasilitator Profesional di B29000. Bagi khidmat profesional dan individu dengan kepakaran dibenarkan untuk tempoh maksima 2 bulan sahaja Jenis kepakaran dan kadar saguhati boleh dirujuk pada Garis Panduan Upah di portal RMC CV dan Bukti Kepakaran mesti dilampir dan diiktiraf. Staf UTM - kadar & peraturan ditentukan berdasarkan bajet & kertas kerja yang dibuat oleh fakulti/PTJ masing-masing dan diluluskan oleh Ketua Jabatan. Surat kelulusan Pejabat Pendaftar untuk Profesor Pelawat Luar Negara sahaja.

27 4. Pendahuluan PERJALANAN
Layak untuk mendapatkan kemudahan pendahuluan jika membuat perjalanan: Dalam Negeri : 90% daripada jumlah kos perjalanan* Luar Negara: 100% daripada jumlah kos perjalanan* *Kos perjalanan: Anggaran kos hanya untuk makan & sewa hotel sahaja, tidak meliputi minyak & tol. Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh perjalanan rasmi bermula menggunakan SODO B21601.

28 4. Pendahuluan PERJALANAN
Anggaran Minima kos perjalanan: Gred 41 & Ke atas : Tidak kurang RM500.00 Gred 27 ke 40 : Tidak kurang RM300.00 Gred 17 ke 26 : Tidak kurang RM100.00 Resit perjalanan mesti dikemukakan dalam tempoh 2 minggu selesai tugasan bagi mengelakkan pemotongan gaji tanpa notis. Jika aktiviti dibatalkan selepas pendahuluan diambil, wang hendaklah diserahkan sepenuhnya ke kaunter penerimaan RMC dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh pembatalan.

29 5. Pendahuluan PELBAGAI Amaun pendahuluan: minima = RM 500.00
maksima = RM5,000.00 Perlu senaraikan bahan yang hendak dibeli beserta anggaran harga Aset/inventori/upah/katering TIDAK dibenarkan Tidak dibenarkan membuat 2 pendahuluan dalam satu-satu masa Resit pembelian original mesti dipulangkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh cek dikeluarkan bagi mengelakkan pemotongan gaji tanpa notis Tarikh resit pembelian mestilah selepas tarikh cek

30 5. Pendahuluan PELBAGAI Pendahuluan hanya boleh diberikan kepada Penyelidik/staf UTM yang berjawatan tetap atau staf kontrak yang mempunyai baki tempoh kontrak tidak kurang daripada enam (6) bulan. Permohonan dalam UTMFin menggunakan SODO B29601 sahaja. Pendahuluan TIDAK BOLEH dikeluarkan atas nama pelajar atau syarikat/agensi luar atau individu dari syarikat/agensi luar. Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh aktiviti bermula atau berakhir.

31 6. BAYARAN BALIK WANG Amaun : minima = RM 20.00 maksima = RM5,000.00 Sekiranya tuntutan bayaran balik wang melibatkan pembayaran luar negara, dokumen tambahan yang diperlukan adalah seperti berikut: - Bayaran menggunakan kad kredit - Sila sertakan salinan penyata kad kredit yang disahkan oleh Ketua Projek. Jika tiada, pihak RMC akan menentukan kadar bayaran berdasarkan kadar semasa Jabatan Akauntan Negara. - Bayaran secara Pindahan Telegrafik (TT) – Sila sertakan salinan asal slip bank (Carbonised copy yang disahkan Ketua Projek) Salinan brosur atau arahan bayaran daripada penaja bagi pembayaran yuran luar negara.

32 6. BAYARAN BALIK WANG Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan *jika perlu bagi pembelian aset, mesti disertakan proposal Penaja atau surat justifikasi dan diluluskan atas kesesuaian penyelidikan. *resit original mesti disahkan dengan tandatangan asal & di gam di atas A4 Bagi tuntutan yuran Keahlian Profesional, perlu dilampirkan bukti serta tahun keahlian menggunakan SODO B15000 sahaja Bagi Sewaan Broadband, perlu dinyatakan dalam proposal asal dengan menggunakan SODO B23000 sahaja. Bagi Yuran Penerbitan (IF Journal), perlu kemukakan “Frontpage Publisher” (ada IF terkini & ISSN) & “Full Paper Publication”

33 7. UPAH KERJA Pelajar bukan lantikan RMC dan individu luar (warganegara) dibenarkan dibayar Upah untuk tempoh maksima 2 bulan sahaja di B11000 dalam sesuatu vot tertakluk kepada amaun yang diluluskan oleh Penaja (MOSTI, MOHE, Agensi Luar dll). Penerima TIDAK DIBENARKAN menerima 2 bayaran (SPB dan Upah) BERTINDIH bagi vot dan tempoh yang sama. Cek akan dikeluarkan mengikut nama pemohon sahaja Bagi penerima bukan staf hendaklah membuat pendaftaran di dalam UTMFIN

34 Kadar Upah (mengikut garis panduan penyelidikan)
Bil Jenis Geran Kelayakan Kadar  1. FRGS/ LRGS/ NRGS/ PRGS/ GUP i. Pelajar Master <RM1,500.00 ii. Pelajar PhD <RM2,000.00 2. Sciencefund Degree Holder RM1, (SF shj) Master Holder RM1,800.00 iii. PhD Holder RM2,500.00 3. Institusi/ Short Term/ FAVF Diploma Holder RM5x8jamx30hari= RM1, (max) RM7x8jamx30hari= RM1, (max) RM9x8jamx30hari= RM2, (max) 4. Contract/ Others Tidak ditetapkan. Kadar bayaran tidak boleh melebihi RM3, Bayaran sagu hati kepada Penyelidik atau Ahli Kumpulan seperti dinyatakan dalam perjanjian. 5. Technofund RM2,300.00 RM2,800.00 *Kadar upah tidak boleh melebihi 2 bulan. Sekiranya melebihi 2 bulan, KP perlu buat perlantikan secara rasmi melalui Unit Lantikan

35 8. TUNTUTAN KERJA LEBIH MASA
Borang Tuntutan Kerja Lebih Masa Universiti dan disahkan Ketua Projek Slaid kedatangan harian staf yang disahkan Surat Arahan Kerja oleh Ketua Projek Surat pengesahan dari Ketua Makmal/Ketua Jabatan* *bagi mengelakkan pertindihan kerja antara tugas hakiki jabatan dan tugas penyelidikan Pemohon perlu mengisi Tuntutan Kerja Lebih Masa di modul Gaji UTMFin, walaubagaimanapun buat sementara waktu pemohon dikehendaki mengisi e-form Lamparan Kerja UTMFin.

36 9. TUNTUTAN SKIM PELAJAR BEKERJA
Salinan surat lantikan SPB yang sah Borang Tuntutan SPB (Sila download dari portal RMC)- sila nyatakan perincian jam bagi setiap hari bekerja (tidak lebih daripada 8 jam sehari)

37 10. INBOIS < RM Ketua Projek perlu membuat semakan harga pasaran sebelum pembelian melalui inbois dilaksanakan khususnya yang melibatkan pembelian aset dan inventori. Pembekal mestilah berdaftar dengan Bendahari UTM dan tersenarai dalam UTMFIN (vendor) Inbois & Nota Serahan (DO)* ASAL - disahkan oleh Pembekal & Ketua Projek (t/tangan ASAL & cop) di setiap helaian. *DO dikecualikan bagi bayaran perkhidmatan seperti analisis sampel, sewaan, katering dan penterjemahan. Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan

38 10. INBOIS < RM Salinan kelulusan penaja jika pembelian melibatkan peralatan. Cth : Escience – Website MOSTI (V35000) FRGS (RMK9) – Proposal yang diluluskan (V35000) Others & Contract Research – Surat kelulusan penaja. GUP/FRGS (RMK10) – RADIS 3 (Bajet) Surat Justifikasi keperluan pembelian peralatan kepada Pengarah RMC (Jika pembelian peralatan tidak terkandung dalam proposal yang diluluskan) Surat Justifikasi keperluan pembelian barangan IT kepada Pengarah RMC bagi peralatan berharga RM3,000 hingga RM5000 atau gajet seperti IPad, Galaxy Tab, Smartphone Surat Justifikasi keperluan pembelian kepada Pengarah RMC bagi pembelian barang dari luar negara.

39 11. PESANAN TEMPATAN (LO) E-form UTMFin yang telah didaftar dan disahkan oleh Ketua Projek melalui sistem UTMFin : - Bayaran Invois Pesanan Tempatan bagi LOdikeluarkan pada tahun 2012 - Bayaran Invois Bil bagi LO dikeluarkan sebelum tahun 2012 Pesanan Tempatan HrFin (LO kuning) Inbois & Nota Serahan (DO) di sahkan oleh KP dengan t/tangan asal Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan Borang Penilaian Pembekal (di kertas hijau bagi pembelian Aset) SODO B-siri adalah seperti yang tertera di setiap LO dan pertukaran semasa pembayaran TIDAK dibenarkan.

40 12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR NEGARA
Surat Kelulusan daripada Unit Aktivti atau TNCPI bagi pembayaran yuran kertas kerja/seminar. Surat Akujanji Pembelian Peralatan Dari Luar Negara (Aset/Inventori sahaja)  perlu disertakan daripada Penyelidik. Salinan brosur atau arahan bayaran daripada penaja bagi pembayaran yuran luar negara. Surat Justifikasi keperluan pembelian kepada Pengarah RMC bagi pembelian barang dari luar negara. Sebut Registration Form yang disahkan oleh Ketua Projek (t/tangan asal & cop)

41 12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR NEGARA
Maklumat Bank Penerima : Nama Bank Alamat Bank Nama Penerima No. Akaun Penerima/IBAN Code SWIFT Code Sort Code (UK Bank)/ABA Code (USA Bank) Cara bayaran Telegrafik Transfer (TT) atau Demand Draft (DD)

42 13. PEMULANGAN RESIT WANG PENDAHULUAN PELBAGAI
Pendahuluan hendaklah diselaraskan melalui resit-resit ASAL pemulangan wang dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh cek bayaran pendahuluan dikeluarkan. Baki wang pendahuluan (jika ada) hendaklah diserahkan ke kaunter penerimaan RMC dalam tempoh 7 hari dari tarikh surat pemulangan baki pendahuluan dikeluarkan Jika resit melebihi amaun pendahuluan, Ketua Projek perlu memohon tuntutan Bayaran Balik Wang Resit-resit ASAL perbelanjaan disahkan oleh Ketua Projek dengan t/tangan asal dan di gam di atas A4. Resit perbelanjaan mestilah sama seperti yang disenaraikan dalam Lampiran semasa permohonan pendahuluan.

43 13. PEMULANGAN RESIT WANG PENDAHULUAN PELBAGAI
Resit perbelanjaan hendaklah bertarikh kemudian daripada tarikh cek pendahuluan. Contoh : Tarikh cek pendahuluan – Semua resit perbelanjaan hendaklah bertarikh pada atau selepas

44 14. PEMULANGAN RESIT PENDAHULUAN PERJALANAN
Pendahuluan perjalanan hendaklah diselaraskan melalui tuntutan perjalanan, yang perlu dibuat oleh staf yang telah mengambil pendahuluan perjalanan, sekembalinya dari bertugas, dan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar tidak lewat dari 10hb bulan berikutnya. Tuntutan perjalanan rasmi menggunakan Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri.

45 14. PEMULANGAN RESIT PENDAHULUAN PERJALANAN
Resit-resit perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan rasmi berkenaan seperti resit pembayaran sewa hotel, tol, tempat letak kereta dan seumpamanya hendaklah memenuhi kriteria berikut :- - Tarikh resit adalah dalam tempoh perjalanan rasmi (bukan tarikh sebelum atau selepas). - Resit atas nama staf yang mengambil pendahuluan. - Resit original disahkan oleh Ketua Projek dengan t/tangan ASAL dan di gam atas A4. Baki wang pendahuluan (jika ada) hendaklah diserahkan ke kaunter penerimaan RMC dalam tempoh 7 hari dari tarikh surat pemulangan baki pendahuluan dikeluarkan

46 ISU-ISU PEMBAYARAN Dokumen pembayaran dikemukakan ke RMC
tidak lengkap. 2. Pendaftaran syarikat dengan Pej. Bendahari tidak dibuat (invois < RM 5k) 3. Peruntukan SODO tidak mencukupi 4. Tiada kelulusan penaja (aset/inventori) Tiada lampiran borang aset, inventori dan penyelenggaraan (borang pink) 6. Tuntutan bil/invois melangkaui tahun (> 3 bulan)

47 ISU-ISU PEMBAYARAN 7. Perbelanjaan melebihi peruntukan
Kurang mahir dengan sistem Terlalu lewat kemukakan permohonan pendahuluan 10. Tidak buat pelarasan pendahuluan sedia ada (pemulangan resit) 11. Penyelidik membuat pembelian peribadi

48 MASALAH YANG DIHADAPI JENIS TUNTUTAN KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN
IMPLIKASI Wang sendiri / OT / invois / upah / saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan pelbagai /pemulangan resit pendahuluan / pembayaran Pesanan Tempatan / Yuran Seminar / Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara Tidak mengemukakan dokumen asal Tidak mengesahkan dokumen asal Bagi Pendahuluan Perjalanan, permohonan dihantar kurang dari tempoh 14 hari sebelum aktiviti. Bagi Pemulangan Resit Wang Pendahuluan Perjalanan, pemulangan tidak dibuat dalam masa 2 minggu selepas tarikh perjalanan. Pembayaran tidak boleh dilakukan kerana memberi implikasi pada audit kewangan Terdedah kepada ‘fraud’, ketidakjujuran tuntutan, pemalsuan amaun dan tindakan tatatertib Universiti. Pihak RMC tidak mempunyai masa yang cukup untuk meluluskan baucer pendahuluan, seterusnya menyulitkan penyelidik semasa perjalanan & RMC tidak bertgjwb atas kelewatan tersebut. Berhadapan risiko pemotongan gaji tanpa notis dari Bendahari

49 JENIS TUNTUTAN IMPLIKASI
KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN IMPLIKASI Wang sendiri / OT / invois / upah / saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan pelbagai /pemulangan resit pendahuluan / pembayaran Pesanan Tempatan / Yuran Seminar / Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara Bagi Tuntutan pembayaran inbois, pembelian peralatan yang tidak diluluskan Penaja dibuat. Bagi Tuntutan Pembayaran Upah, tempoh kerja masih berjalan. Cth: Pembayaran Upah utk Oktober 2012 tapi dihantar pada 20 Oktober 2012. Bagi Tuntutan Pembayaran Upah juga, deskripsi kerja tidak disertakan dan tuntutan dibuat melebihi 2 bulan. Pembayaran tidak boleh dilakukan kerana RMC turut bertanggungjawab kepada Penaja selain ia akan menjejaskan imej penyelidik. Pembayaran tidak boleh dilakukan kerana tempoh kerja masih belum berakhir. Pembayaran akan ditangguhkan sehingga tempoh kerja selesai. Pembayaran lewat diluluskan kerana RMC akan memohon penyelidik kemukakan deskripsi kerja terlebih dahulu. Bagi pembayaran melebihi 2 bulan, perlu melalui proses lantikan dan tertakluk kepada AKTA KWSP

50 JENIS TUNTUTAN IMPLIKASI
KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN IMPLIKASI Wang sendiri / OT / invois / upah / saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan pelbagai /pemulangan resit pendahuluan / pembayaran Pesanan Tempatan / Yuran Seminar / Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara Bagi pembayaran upah kerja kepada individu yang mempunyai pertalian persaudaraan. Bagi Tuntutan Pembayaran Pesanan Tempatan (LO), dokumen inbois & DO tidak disahkan KP dengan tandatangan cop getah. Bagi Permohonan Pembayaran Yuran, kaedah pembayaran tidak dikenalpasti terlebih dahulu: Contoh – bayaran terus kepada penganjur melalui inbois tetapi KP mohon Bayaran Balik Wang Bahagian Kewangan TIDAK akan membuat pembayaran kerana bercanggahan dengan Pekeliling Bendahari dan Akta Surcaj Pembayaran tidak dapat dibuat kerana tiada bukti penerimaan barangan/perkhidmatan dari pembekal dan boleh menyebabkan penyelidik dikenakan tatatertib. Bahagian Kewangan RMC tidak dapat memproses pembayaran segera kerana terpaksa mengenalpasti kaedah pembayaran serta maklumat yang diperlukan untuk membuat pembayaran.

51 JENIS TUNTUTAN KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN IMPLIKASI Wang sendiri / OT / invois / upah / saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan pelbagai /pemulangan resit pendahuluan / pembayaran Pesanan Tempatan / Yuran Seminar / Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara Bagi Tuntutan Perjalanan Seminar/ Persidangan Dalam Dan Luar Negara, aturcara program tidak dilampirkan bersama. Bagi Tuntutan Perjalanan Dalam Dan Luar Negara juga, penyelidik tidak memperincikan pembayaran yang dibuat dan hanya kepilkan resit & dokumen asal. Bagi Tuntutan Perjalanan Dalam Dan Luar Negara juga, kelulusan dari Pej.TNC(P&I) serta Dekan RA / unit Aktiviti RMC tidak dilampirkan bersama. Bahagian Kewangan RMC terpaksa mengambil inisiatif mencari di internet bagi tujuan pembayaran elaun makan. Tindakan ini melewatkan pembayaran. Bahagian Kewangan RMC akan menggunakan penaksiran sendiri terhadap kos yang terlibat sekiranya tidak berjaya menghubungi penyelidik. Ini turut melewatkan pembayaran. Bahagian Kewangan RMC tidak dapat memproses pembayaran segera kerana perlu mendapat salinan kelulusan tersebut.

52 Tanggungjawab Ketua Projek
Bil TUGAS KETUA PROJEK IMPLIKASI 1. 2. 3. 4. 5. Memastikan semua permohonan disediakan mengikut senarai semak Mengetahui jenis (nature) sesuatu transaksi kewangan agar tidak berlaku kesilapan V-Siri Memastikan semua pembelian mengikut proposal. Lampirkan surat justifikasi jika tiada dalam proposal. Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, LO dibuat selaras dengan peraturan perbendaharaan dan yang digunapakai oleh Pihak Universiti. Memastikan bahawa bayaran/tuntutan yang dibuat teratur, munasabah dan berpatutan serta mengawal perbelanjaan tuntutan yang berkenaan. Kerani tidak perlu memulangkan dokumen kerana tidak lengkap. Tidak berlaku perbezaan perekodan file projek dan rekod di RMC Tidak perlu menunggu lama untuk kelulusan pembelian. Mengelakkan KP dikenakan surcaj & tindakan tatatertib. Mengelakkan vot terlebih belanja & melebihi peruntukan diluluskan Penaja.

53 Isu baki SODO tidak mencukupi : perlu pindaan B-siri jika masih ada baki lain yang boleh dipindahkan mengikut kelayakan vot masing-masing Proses Pindaan V-siri di lakukan oleh Unit Pemantauan melalui radis 3 dan bukan Bahagian Kewangan

54 Borang tambahan (sekiranya perlu) *sumber Portal RMC
**mesti menggunakan kertas berwarna ‘pink’

55 BORANG DAFTAR INVENTORI

56 BORANG DAFTAR PENYELENGGARAAN

57 BORANG DAFTAR HARTA TETAP

58 Terlibat dalam pembayaran
Pegawai yang Terlibat dalam pembayaran PEGAWAI JABATAN / PTJ SAMB. TEL En Abdul Rashid Bin Aris Penolong Bendahari Kanan (Pemantauan Keseluruhan) 37869 Pn. Nor Izra Binti Mohamad Penolong Akauntan FKSG, FKE, FCOMP, VOT TABUNG 37901 Pn. Zuhaidah Kasim FBME, FS, FM En. Muhammad Tariq Zainal Abidin FKK, FPREE, FTI, VOT MENGURUS 37929 En. Muhamad Najib Hassan FKM, FKA, FAB, FP

59 Sekian, Terima Kasih. Pusat Pengurusan Penyelidikan
Update : 25 Jun 2013