SAPA KOMMUNENETVÆRKSMØDER November 2015 Implementering, udrulning og pilotkommuner Line Abildgård & Monica Neesgaard.

Præsentationer af emnet: "SAPA KOMMUNENETVÆRKSMØDER November 2015 Implementering, udrulning og pilotkommuner Line Abildgård & Monica Neesgaard."— Præsentationens transcript:

1 SAPA KOMMUNENETVÆRKSMØDER November 2015 Implementering, udrulning og pilotkommuner Line Abildgård & Monica Neesgaard

2 Implementering på agendaen Udrulning i kommunerne Uddannelse Overblik over kommunernes aktiviteter og opgaver Pilotkommunerne SAPA-strategi i Faaborg-Midtfyn v. Peter Bach Nielsen To-og-to debat

3 UDRULNING I KOMMUNERNE

4 H2 2016 Udrulning planlægges i halvår Hænger sammen med overordnet tidsplan H1 2017 H2 2017 H1 2018 Pilotudrulning 3 bølger Ordinær udrulning I 1-2 bølger Ordinær udrulning II 3 bølger Ordinær udrulning III 3 bølger

5 Halvår inddeles i bølger Som udgangspunkt 3 bølger, delvist overlappende

6 Opstart Afslutning IdriftsættelseIbrugtagning En bølge består af flere forløb Ca. 10 kommuner i hver bølge, fælles uddannelse indenfor bølgen Kommune A Kommune B Kommune C Kommune J

7 Et udrulningsforløb Dækker udrulning til 1. brugergruppe i kommunen ? ? 1.3 Opstart 2.1 Planlægning 2.2 Klargøring 2.3 Idriftsættelse 3.1 I gang 3.2 Overlevering Udrulning (operationel) 2-4 uger 2 uger 1-2 uger ? 4 Forankring Idrift- sættelses- dato Opstart Afslutning 1. ibrug- tagnings- dato ?

8 Udrulningsplanen Større puslespil Tværgående koordinering i monopolbruddet Q4 2015 Kommuner grupperes i bølger Q1 2016 Planen præsenteres Spørgsmål og dialog Giv input via evalueringsskema!

9 UDDANNELSE

10 Uddannelse - grundpakke Administrator Superbruger Instruktør

11 Slutbrugere uddannes af jeres egne instruktører… … eller I kan tilkøbe undervisning hos Netcompany Træn-træner-princippet

12 Indhold i uddannelsen Introduktion til SAPA SAPA i det kommunale landskab Anvendelse af SAPA Overblik Anvendelse af SAPA Advis Tilrettelæggelse af brugeruddannelse Undervisningsmateriale Undervisningsteknik Formidling af budskaber Håndtering af spørgsmål SAPA’s datamodel og forretningsregler Anvendelse af SAPA Administration: opsætning af målgrupper, faneblad samt advis Superbrugere Administratorer Instruktører (overbygning) Samme indhold som superbrugerne på dag 1

13 Uddannelsesmaterialer

14 Praktiske informationer Superbrugere og instruktører uddannes fortrinsvis lokalt i kommunerne Administratorer uddannes fortrinsvis på 4 centrale lokationer hos NC

15 OVERBLIK OVER KOMMUNENS AKTIVITETER OG OPGAVER

16 Aktiviteter og opgaver Aktiviteter: Alt det kommunerne kan arbejde med i en implementering Opgaver: De konkrete opgaver KOMBIT stiller – fremadrettet i KIGO Opgaver om KMD Sag Exit, snitflader, projektorganisering, kontrakter m.m. Strategiske opgaver fx snitfladestrategi, opgaver om arbejdsgange/organisering m.m. Opgaver knyttet til udrulning, fx uddannelse og konfiguration Allerede stillede opgaver Opgaver frem mod udrulningshåndbog Opgaver i forbindelse med udrulningshåndbog

17 Overblik over aktiviteter og opgaver Implementerings- aktiviteter Udrulnings- aktiviteter Hvor får kommunen overblik over aktiviteter (i skema)? Procesdiagram ”Ud af KMD Sag & Systemer, kontrakter og snitflader” Procesdiagram ”Ind i SAPA – Organisatorisk & Teknisk” Detaljeret udrulningsforløb Hvor får kommunen overblik over aktiviteter (i ord)? Dokumentet ”SAPA-overblik over hovedopgaver” Udrulningshåndbog Hvor finder kommunen de konkrete opgaver? Opgaver i KIGO (vedr. fx KMD Sag Exit- strategi) Tidligere stillede opgaver (vedr. fx snitflader) Opgaver i KIGO

18

19

20 Hvornår? Procesdiagrammer + SAPA-overblik over hovedopgaver: Evt. løbende opdatering Udrulningshåndbog + Detaljeret udrulningsforløb: Første version forventes Q2 2016 (9-12 md. før første bølge) KIGO-opgaver: Opdatering af eksisterende opgaver forventes ultimo november 2015 Løbende nye opgaver

21 Kommunens egne aktiviteter Mange vigtige aktiviteter vil aldrig komme i KIGO, fx indenfor: Projektledelse Forandringsledelse Detailplaner OSV.

22 Redskaber til at understøtte arbejdet med aktiviteter og opgaver Hvad kan det være? Vejledninger, skemaer, eksempler, tjeklister m.m. Hvordan laves de? Udvikles løbende sammen med kommuner og pilotkommuner Hvor findes de? Dokumentbiblioteket og KIGO-opgaverne – og bliver annonceret i nyhed NYT: KMD Sag EDH FAQ & SAPA Snitfladestrategi

23 PILOTKOMMUNERNE

24 Pilotkommuner

25 Piloternes arbejde 8. sept. Q4 2015 Q1 2016Q2 2016Q3 2016 Q4 2016 Pilotudrulning Arbejdsgruppe om planlægning Planlægning og gennemførelse af implementeringsaktiviteter i egen kommune Fælles seminarer 27. okt. 8. dec. Flere fælles seminarer planlægges Arbejdsgruppe om kommunikation Arbejdsgruppe om kompetenceudvikling Arbejdsgruppe om arbejdsgange og organisering Arbejdsgruppe om konfiguration Nye arbejdsgrupper efter behovbehov

26 Hovedopgaver ved implementering 1.Drift og support 2.Kontrakt-, indkøbs- og leverandørstyring 3.Projektstyring 4.Strategi 5.Kommunikation (Arbejdsgruppe i gang) 6.Gevinstrealisering 7.Sagsklargøring/-oprydning 8.Kompetenceudvikling (I gang) 9.Arbejdsgange og organisering (I gang) 10.Go-live 11.IT-miljø og infrastruktur 12.Konfiguration (I gang) 13.Integrationer og snitflader 14.Konvertering og migrering 15.Test og prøver 16.Idriftsættelse af løsningen 17.Ud af KMD Sag Tværgående gruppe: Pilotudrulningsplanlægning

27 Piloterne hjælper med at udvikle redskaber! Redskaberne bliver tilgængelige i KOMBIT’s dokumentbibliotek. Nogen af dem bliver bilag til KIGO-opgaver. Vejledning om ditten datten Konfigurering af SAPA Eksempel på organisering

28 Piloterne evaluerer og formidler erfaringer! Piloterne deltager i evalueringer for at sikre en glat og succesfuld udrulning til alle andre kommuner: Generalprøve på kommunernes eget udstyr Teknisk evaluering Organisatorisk evaluering

29 SAPA-STRATEGI FAABORG-MIDTFYN V. PETER BACH NIELSEN

30 ØVELSE EFTER PAUSEN

31 Kom i gang med de strategiske overvejelser! Hvilke medarbejdergrupper skal bruge SAPA – til hvad og hvornår? F.eks.: Jobcenter Udsatte børn/unge Voksen/handicap Ældre/omsorg PPR xxx Sum med din sidemand og udfyld det udleverede skema for en enkelt brugergruppe – vi samler skemaerne ind bagefter.

32 KommuneMedarbejdergruppe Forudsætninger eller barrierer for at medarbejdergruppen kan tage SAPA i brug (F.eks. snitflader til rådighed, advis’er til rådighed, skift af fagsystem, organisatoriske udfordringer) Udbytte af SAPA (Hvilken værdi får denne medarbejdergruppe af SAPA?)

33 Tak for i dag!