Dokumentstyring – et ledelsesværktøj John Verver, Kvalitetschef Psykiatrien i Region Syddanmark Nøglekvalitetsmedarbejdere – afdelingsniveau. Fredericia.

Præsentationer af emnet: "Dokumentstyring – et ledelsesværktøj John Verver, Kvalitetschef Psykiatrien i Region Syddanmark Nøglekvalitetsmedarbejdere – afdelingsniveau. Fredericia."— Præsentationens transcript:

1 Dokumentstyring – et ledelsesværktøj John Verver, Kvalitetschef Psykiatrien i Region Syddanmark Nøglekvalitetsmedarbejdere – afdelingsniveau. Fredericia. 21 november 2008

2

3

4 Opbygningen af standarderne Alle standarder er bygget op i fire trin: –Forekomst af retningslinjer –Implementering og anvendelse af retningslinjer –Kvalitetsovervågning –Kvalitetsforbedring

5 Særligt for retningsgivende dokumenter Har sygehuset de retningslinjer, der kræves? Lever retningslinjerne op til de generelle krav for retningslinjer? Lever retningslinjerne op til de specielle krav til de enkelte retningslinjer? Retningsgivende dokumenter = det vi siger vi vil gøre

6

7 1.3.1 Dokumentstyring Formål - at sikre, at: institutionens dokumenter er tilgængelige, opdaterede og godkendt af relevante personer dokumenterne entydigt kan identificeres, og at udgåede dokumenter kan genfindes i arkiveringsperioden

8 Minimumskrav til dokumenter formål anvendelsesområde gyldighedsperiode og tidsramme for revision opdatering af politikker, retningslinjer og instrukser ved behov - dog mindst hvert 3. år

9 ansvar for sikring af dokumentstyringen organisering, fremgangsmåder ved udarbejdelse og godkendelse af dokumenter samt tilgængelighed historik for dokumenter og versionsstyring identifikation af arkiveringsperiode gældende for de forskellige dokumenttyper i henhold til gældende regler omplacering af ugyldige dokumenter for at hindre utilsigtet brug Minimumskrav til dokumentstyringssystem

10 Eksempler på politikker Kvalitetspolitik Hygiejnepolitik Ernæringspolitik Arbejdsmiljøpolitik Hvad skal styres - politikker

11 Hvad skal styres - retningslinjer Eksempler på retningslinjer Retningslinje for indkøb af lægemidler Retningslinje for patientidentifikation på de somatiske sygehuse Retningslinje for afholdelse af medarbejdersamtaler Retningslinje for håndhygiejne Pakkeforløb for kræftpatienter

12 Hvad skal styres - instrukser Eksempler på instrukser Anlæggelse af CVK Modtagelse af patienter på afsnit XX Genoplivningsinstruks Udarbejdelse af en epikrise Kirurgisk håndvaske Genstart af serveren efter strømsvigt

13 Hvad skal ikke styres ………….. Dokumenter med patientrelaterede data Ind - og udgående post Dagordener og mødereferater Notater Nyhedsbreve Årsrapporter Skemaer Patientvejledninger Undervisningsmateriale til patienter

14 Infonet InputStyringGenfinde

15

16 Elektronisk dokumentstyring - Infonet Set ved Odsherred Kommune

17 Styringsproces - flow Beslutning om dokument Forfattes Godkendes Udgives Revideres

18 Styringsproces - roller Dokumentansvarlig - ledelsen Godkender - ledelsen eller en uddelegering fra ledelsen Redaktør - den praktiske styring af processen Forfatter – skrivning af dokumentets faglige indhold Høringsdeltager - faglig eller organisatorisk kompetent nøgleperson, hvis vurdering på afgørende vis kan kvalificere indholdet af et dokument Bruger - målgruppen der skal anvende dokumentet

19 Styringsproces - metadata

20 Styringsproces - skabelon

21 Dokumentstyring som kvalitet Skabeloner. Brugerstyret deltagelse i udarbejdelse af f.eks. Instrukser. Rette info rette sted – brugerstyret adgang. Brugerinddragelser – bl.a. direkte feedback fra dokumenterne. Selektiv advisering. Brugerkvittering? Registrering af afvigelser. Ansvarsopgaver Status for dokumenter under udarbejdelse Indholdsoversigter for flere niveauer i organisationen. Tilbagemelding til ledelsen Brugerfeedback Styring af forbedringsaktiviteter. Taget fra SVS

22 Oversigter Personlige opgaver Opdateringer I gangværende opgaver Kommenterings log Versionsliste

23 At finde et dokument……… Søgninger via -Træstruktur = indholdsfortegnelse -Søgefelt -Flowdiagram -Foretrukne

24