Download præsentationen
Præsentation er lastning. Vent venligst
Offentliggjort afTobias Kjærgaard Redigeret for ca. et år siden
1
FÆLLESHUSUDVALGET VELKOMMEN
2
Vi tager lige en præsentations runde. HVEM ER VI ?
3
At være udvalgsmedlem er et tillidshverv Vi servicere beboerne Arrangementer At udvalget er primus motor og igangsætter som minimum de faste arrangementer Tilbagemeldinger Bestyrelsen skal holdes orienteret om udvalgets aktiviteter Nøgleudlevering og afleveringsforretninger Husk vi er en service funktion. FORVENTNINGER TIL UDVALGET
4
PROCEDURE FOR UDLEJNING HVEM GØR HVAD OG HVORNÅR
5
Lejer har læse adgang til kalender på gmail hvor ledige datoer kan ses (bilag I) Lejer sender mail til lokale.aeblelunden@gmail.comlokale.aeblelunden@gmail.com Administrativt medlem kontrollere mailen min 2 gange ugentligt, og svarer på mails. Administrative medlemmer laver selv vagtplan Administrativt medlem udfylder lejekontrakt (se bilag II) Administrativt medlem afleverer lejekontrakt i lejeres postkasse PROCEDURE
6
Lejer returnerer udfyldt lejekontrakt i postkassen ved fælleshuset Administrativt medlem tømmer postkassen ved fælleshuset en gang ugentligt Administrativt medlem kontrollere lejekontrakt samt bank kvittering for korrekt betaling Administrativt medlem sætter kontrakt og kvittering i udvalgets mappe i gæsterummet PROCEDURE
7
Praktiske medlemmer henter kontrakter for den uge man vagt Praktiske medlemmer kontrollere selv om fælleshus / gæstehus er lejet ud i vagt perioden Praktiske medlemmer møder op på tidspunktet der fremgår af lejekontrakt for udlevering af nøgle Ønsker medlemmet at møde på andet tidspunkt end det påført på lejekontrakten, påhviler det medlemmet selv at kontakte lejer for at aftalte alternativt tidpunkt PROCEDURE
8
Praktiske medlemmer gennemgår fælleshuset sammen med lejer, tæller op og forklarer hvordan huset fungere. Praktiske medlemmer møder op på tidspunktet der fremgår af lejekontrakten for aflevering af nøgle Ønsker medlemmet at møde på et andet tidspunkt end det påført på lejekontrakten, påhviler det medlemmet selv at kontakte lejer for at aftale alternativt tidspunkt. PROCEDURE
9
Praktiske medlemmer gennemgår fælleshuet sammen med lejer, tæller op og kontrollere det afleveres i rengjort stand (se bilag III) Praktiske medlemmer underskriver lejekontrakten og påfører på bagsiden evt. mangler og ødelangt service, interiør eller andet. Praktiske medlemmer sætter kontrakten tilbage i mappen i skabet i gæsterummet. PROCEDURE
10
Administrative medlemmer henter kontrakten og kontrollere hvilket depositum der skal tilbage betales og sender mail til Lis Auchenberg lia@domea.dk med følgende information:lia@domea.dk Navn på lejer Adresse på lejer Lejes reg. nr og konto nr Beløb til udbetaling Kontrakten skal tilbage i mappen i gæsterummet. PROCEDURE
11
FORRETNINGSORDEN FOR FÆLLESHUSUDVALGET ÆBLELUDEN AFD 824 Boligselskabet Rosenvænget
12
Udvalgets opgaver. Udvalget fungerer som organ under afdelingsbestyrelsen. Der udpejes en udvalgsansvarlig i bestyrelsen, som er udvalgets kontakt person. Udvalget tilrettelægger og medvirker til afvikling af fællesarrangementer for beboerne. Det kan være arrangementer for hele afdelingen eller specielle grupper af afdelingen. Udvalget bistår beboere der ønsker at afholde et fællesarrangement. Skulle udvalget fremlægge forslag til aktiviteter, der har indflydelse på afdelingens økonomi, skal disse medtages på bestyrelsesmøder. UDVALGETS OPGAVER
13
Udvalget har råderet over til hver en tid 50 % af det på fælleshuskontoens indestående beløb til aktiviteter, dog max kr. 9000,00 pr. arrangement, alt derover skal godkendes af bestyrelsen. Udvalget fører regnskab med indtægter og udgifter. Udvalget kan til enhver tid kontakte bestyrelsen for at få overblik over indestående. Der udpeges samtidigt en kasser for udvalget der til enhver tid har et fuldt overblik over udvalgets fælleshus-konto. Udvalget fremlægger forslag til ændringer i fælleshuset til bestyrelsen, beslutningen tages af bestyrelsen. UDVALGETS OPGAVER
14
To gange årligt er der husgennemgang med formandskabet fra bestyrelsen. En gang i marts måned og en gang i september. Her gennemgås lokaler, interiør, service og den indvendige stand, på det grundlag laver bestyrelsen i samarbejde med driften et oplæg til rettelse af fejl og mangler og laver et økonomisk overblik over hensættelser i lejeindtægten. Udvalget indkalder til disse møder. Fælleshusudvalget påser, at der er god orden i fælleshuset, at der bliver talt op før og efter enhver udlejning, at fælleshuset altid fremstår renggjort og klar til udlejning umildbart efter enhver udlejning. UDVALGETS OPGAVER
15
Ved klager over rengøring eller stand af fælleshuset fra lejer, er det udvalgets ansvar at klagen bliver behandlet og arbejdet udført. To gange årligt i marts og september står udvalget for et hovedrengørings arrangement af lokalerne. Første gang juni 2015. Det er udvalget der har ansvaret for gennemførelsen. UDVALGETS OPGAVER
16
Udvalget består af de beboere der har lyst til at deltage. Der skal være administrative medlemmer der står for kontrakt skrivning og ud og indbetaling af leje og depositum, disse medlemmer har ansvaret for kontakten med regnskab i Domea’s regnskabsafdeling via udvalget mail lokale.aebleluden@gmail.com. lokale.aebleluden@gmail.com UDVALGETS SAMMENSÆTNING
17
Det påhviler resten af udvalgets medlemmer at arrangere arrangementer for beboerne, samt at deltage i en vagtplan for udlevering af nøgler og optælling af service i henhold til optællingslister. Alle medlemmer er som afdelingsbestyrelsen ulønnet. UDVALGETS SAMMENSÆTNING
18
Det er de administrative medlemmers ansvar: At administrerer kalenderen og mailen lokale.aeblelunden@gmail.com lokale.aeblelunden@gmail.com At udfylde lejekontrakter At aflevere lejekontrakter til lejeren At sikre kvittering for betaling og underskrevet lejekontrakt kommer retur At sætte de underskrevne lejekontrakter samt kvittering for betaling i udvalget mappe At kontrollere mappen for udlejet kontrakter og afregne depositum med Domea’s regnskabs afdeling Administrative medlemmer kan tillige deltage i resten af udvalgs arbejdet ANSVARSFORDEING I UDVALGET
19
Det er medlemmernes ansvar: At udarbejde vagtplan – kopi skal altid sendes til bestyrelsen på bestyrelsens mail. At afhente kontrakter i vagtugen At udlevere nøgler til lejer At gennemgå fælleshus ved udlejning med lejer At gennemgå fælleshus efter udlejning med lejer At lave optælling før og efter udlejning At notere evt. mangler efter lejeperioden At sætte lejekontrakten retur i udvalgets mappe med påført underskrift efter endt leje ANSVARSFORDEING I UDVALGET
20
Udvalget fastlægger selv møder, hvor indkomne forslag til arrangementer gennemgås. Hvis et bestyrelsesmedlem deltager i et møde i udvalget, tilrettelægges mødet så de punkter, hvor de pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først. Ønsker udvalget et møde med en ejendomsfunktionær, skal en repræsentant for bestyrelsen være til stede. Lejere og andre har normalt ikke adgang til at overvære udvalgets møder, men kan indkaldes i forbindelse med enkelte arrangementer. UDVALGETS MØDER
21
Fastelavn Afdelingsmøde Sant hans Sommerfest Halloween Juletræsfest Nytårskur Faste arrangementer i Æblelunden
22
HVAD FORVENTES AF MIG HVAD GIVER UDVALGET MIG LIDT SPILLEREGELER OG MULIGHEDER
23
at lave fællesarrangementer for beboerne at stå for udlejning og afleveringsforretningen af fælleshuset at formulere mål for fælleshuset at samarbejde med bestyrelsen at deltage i udvalgsmøder at sikre husorden bliver overholdt Medlemmernes primære opgaver er:
24
at få indflydelse på det sociale liv i din afdeling at omsætte dine ideer til virkelighed at udvide dit netværk at udvikle dine samarbejdsevner at løse spændende opgaver i fællesskab med andre at kvalificere dig til udvalgsarbejde Vi tilbyder dig mulighed for:
25
du kommer velforberedt til møderne du deltager aktivt du har en positiv væremåde du er nysgerrig du er en god holdspiller du har lyst til at få tingene til at ske du er positiv overfor beboerne Vi forventer at:
26
At være loyal overfor udvalget At være loyal overfor bestyrelsen At overholde tavshedspligten Du er forpligtet til
27
Vi skal have nogle administrative medlemmer Vi skal have nogle praktiske medlemmer Vi skal have en kasser Vi skal have nogle igangsættere Vi skal have en kontaktperson til bestyrlesen HVEM HAR LYST TIL HVAD ?
28
SKAL ALLE DELTAGE PÅ ALLE MØDER ? HVEM INDKALDER TIL MØDER ? KAN VI LAVE UNDER UDVALG ? Mødeplanlægning
29
INDEN VI GÅR TIL EVENTUELT VI HJÆLPER LIGE MED OPRYDNINGEN TAK
30
EVENTUELT
Lignende præsentationer
© 2024 SlidePlayer.dk Inc.
All rights reserved.