VISUALISERING VIA TAVLE SET UP

Præsentationer af emnet: "VISUALISERING VIA TAVLE SET UP"— Præsentationens transcript:

1 VISUALISERING VIA TAVLE SET UP
Formål At bidrage til en mere strategisk, fokuseret, målrettet og operationel styring af drift og udvikling i små og mellemstore produktionsvirksomheder (SMV’er) gennem visuel ledelse. Baggrund Mange SMV’er arbejder med at styre deres udvikling uden at deres driftsopgaver overtager. Dog mangler de værktøjer til netop at styre dette. Derfor vil tavlestyring bidrage til en proaktiv styring af virksomheden, hvor forskellige tavletyper danner rammen for forskellige områder. Indhold Visuel ledelse Det gode tavlemøde Tavleportefølje Forankring Værktøjet synliggøres i miljøet hos Dansk Produktions Univers, hvor virksomheder og interessenter kan se tavleporteføljen i et inspirerende miljø. Finansiering Metoden er udviklet i forbindelse med RegionMidt projektet, der støtter Dansk Produktions Univers' udvikling

2 3 VIGTIGE ELEMENTER, når man arbejder med visualisering via tavle set up
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE UDFORDRINGEN er dog at gøre disse elementer til en samlet strategisk & operationel helhed Strategisk ledelsesværktøj Involvering Kultur & adfærd Fokus Dialog Konstruktivitet Punktlighed Forberedt Ensartethed Projekttavler KPI Tavler Forbedringstavler Værktøjstavler Problemløsningstavler Planlægningstavler

3 Dialog & Kommunikation Inspiration & IDE’skabelse
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE HVAD ER VISUEL LEDELSE? ”Visuel ledelse er en visuel metode, der inddrager og involverer ledere, administrative- og produktionsmedarbejdere, hvor man i fællesskab sætter fokus på den aktuelle situation i henhold til strategien og de driftsmæssige- og udviklingsopgaver” Strategi & mål Dialog & Kommunikation Engagement Inspiration & IDE’skabelse Problemløsning Visuel ledelse er relateret til den formelle strategi og dermed et strategisk redskab for virksomheden til at opnå sine strategiske målsætninger Visuel ledelse skaber dialog om faktuelle problemstillinger og er en effektiv metode til at kommunikere udfordringer og resultater Visuel ledelse giver et enestående engagement hos medarbejderne, hvor de føler sig informeret, inddraget, hørt og forstået. Visuel ledelse driver innovation, hvor tværfunktionel sparring og dialog giver anledning til nye konstruktive ideer og dermed kan man undgå sub-optimeringen Visuel ledelse driver en styrket problemløsningsproces, hvor man identificerer kerneårsagen og igangsætter konkrete handler for at løse problemet i dets helhed Kilde: 2014, S. Grex, ”Billeder siger langt mere end ord” 5 ESSENTIELLE STYRKER

4 VISUEL LEDELSE SOM ET LEDELSESVÆRKTØJ
TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE VISUEL LEDELSE SOM ET LEDELSESVÆRKTØJ Hvorfor bruge det? Det får strategiske fokusområder og initiativer ned på produktionsgulvet For at skabe sammenhold ved at visualisere fremgang og performance For at tage konkrete kvalitetshandlinger når man ikke performer Det hjælper til at identificere styrker, svagheder samt forbedrings- og udviklingsmuligheder Synlighed driver en positiv adfærd Synlig involvering skaber ejerskab og proaktivitet ”En konkret og korrekt måling er bedre end 1000 meninger” Hvad er det? Et visuelt ledelsesværktøj der fremmer dialog Det er et strategisk tavle set up der visualiserer essentielle elementer for virksomhedens performance Det sætter fokus på drift og udvikling Det inddrager produktion, administration (Funktioner) og ledelse ”Struktur skaber adfærd og udvikler de gode vaner” ”Mål det Vis det Vurder det Tag handling” Hvordan bruger man det? Ved at etablere en Info Center, der indeholder kun det mest essentielle Ved at skabe processer der sikrer dataopsamling, udvikling og opfølgning Det er rammen for daglige, ugentlige og/eller månedlige tavlemøder Du inddrager de rigtige interessenter

5 NÅR VISUEL LEDELSE SKAL OPSÆTTES OG IMPLEMENTERES
TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE NÅR VISUEL LEDELSE SKAL OPSÆTTES OG IMPLEMENTERES Medarbejder involvering Fase 1: Definer det strategiske behov Fase 2: Opsæt Info Center Fase 3: Identificer og udvikle processer Fase 4: Tavlemødets struktur Fase 5: Eksekvering og løbende udvikling Hvad er virksomhedens formål og strategi? Hvad er afdelingens formål i relation til strategien? Hvordan måler vi vores succes? Hvad er vores udfordringer? Hvordan ønsker vi at udvikle afdelingen? Hvordan skal vi bruges vores tid? Hvilke processer er nødvendige for effektiv brug af visuel ledelse? Hvilke processer er der før og efter et tavlemøde? Hvilke aktiviteter er der i hver proces? Hvordan indfanger vi data? Hvem har ansvaret for hvad? Hvordan sikrer vi kontinuitet? Hvordan fastholder vi engagementet? Hvordan forbedrer og udvikler vi vores Info Center? Hvordan forbedrer og udvikler vi ”Det gode tavlemøde”? Hvordan sikrer vi at ledelsen altid er engageret? Hvilke(n) tavletype fra tavleporteføljen støtter vores formål? Hvilket tavleindhold skaber værdi til virksomheden? Hvad skal der være på tavlen? Hvor skal Info Centeret placeres? Hvordan skal KPI’erne defineres? Hvem skal deltage ? Hvem styrer tavlemødet? Hvordan sikrer man ”Det gode tavlemøde”? Hvordan involverer vi interessenter? Hvor lang tid skal det tage? Hvordan sikrer vi konkrete handlinger?

6 VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE DET GODE TAVLEMØDE ”Det gode tavlemøde skal sikre en effektiv og konstruktiv møde disciplin, der støtter op om den strategiske agenda. Tavlemødet skal informere, involvere og imødekomme forestående udfordringer og skabe en kontinuerlig udvikling samt opfølgning” Regler for tavlemødet Huskeliste Aftal et fast tidspunkt for tavlemødet Vær forberedt Følg tavlemødets struktur Ingen diskussioner Vær konstruktiv Alle bidrager Tavlemødet afholdes altid stående ved tavlen Brug ikke sarkasme eller ironi Alle forslag er vigtige Husk den positive ånd Husk personlig ros Alle har ansvaret for ”Det gode tavlemøde”

7 De gode råd DET GODE TAVLEMØDE
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE DET GODE TAVLEMØDE De gode råd Involver medarbejdere og mellemledere i indretningen af tavlerne Tavlemøder er svære at implementere, start derfor simpelt Top-ledelsen skal vise deres engagement og tilstedeværelse til alle tavlemøder Inddrag flere afdelinger i samme tavlemøde I starten er det sjovt og nyt, dernæst bliver det svært at bevare engagementet og til sidst bliver det sjovt når resultaterne kommer. Brug derfor tavlemøder i minimum 6 måneder før man evaluerer Opsæt processer der sikrer dataopsamling Tilpas tavler og KPI-mål løbende efter behov og udvikling Husk altid at igangsætte konkrete handlinger og definer hvem der udfører den

8 VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE TAVLEPORTEFØLJE Tavleporteføljen er opdelt i forskellige kategorier, som hvert tjener sit eget formål Målstyringstavler Projekttavler Forbedringstavler Værktøjstavler Problemløsnings-tavler Planlægningstavler At skabe en performance kultur, som måler og udvikler strategisk vigtige KPI’er for både drift of udvikling At styre sine udviklingsprojekter effektivt, hvor man øger værdi og styrer omkostninger At skabe en konstruktiv dialog om forbedringspotentialer og gennemføre udvalgte mindre projekter At bruge aktive styringsværktøjer som en del af den operationelle hverdag At sikre en effektiv problemløsningsmetode, hvor man identificerer og løser kerneårsagen At sikre en effektiv og præcis planlægning I det følgende er der vist forskellige eksempler på hvad indholdet af de forskellige tavlekategorier kan være.

9 Målstyringstavle: Levering & Kvalitet
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Målstyringstavle: Levering & Kvalitet STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Levering %-vis leveret til tiden Kvalitet Levering til kunder Intern levering %-vis råvare udnyttelse %-vis ikke-reklamationer Fabrik Kunder Fejltype / Antal Fejlfordeling / Antal Levering fra leverandører Leverandører HANDLINGSPLAN VED AFVIGELSER HANDLINGSPLAN VED KVALITETSFEJL Dato Problem / Løsning Ansvar Hvornår Status Dato Problem / Løsning Ansvar Hvornår Status *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

10 Målstyringstavle: Produktivitet & Sikkerhed
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Målstyringstavle: Produktivitet & Sikkerhed STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Produktivitet Sikkerhed Dage siden sidste Ulykke med fravær 22 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Maskin oppetid Gennemsnitlig omstillingstid pr. uge Ingen ulykke (IU) Ulykke uden fravær / Nærved ulykke Ulykke med fravær (UMF) Her sker ulykkerne ! Statistik: Antal ulykker +/- Lead time i dage Work-In-Progress % af Lead time HANDLINGSPLAN VED MANGLENDE PRODUKTIVITET HANDLINGSPLAN VED SIKKERHEDSPROBLEMER Dato Problem / Løsning Ansvar Hvornår Status Dato Problem / Løsning Ansvar Hvornår Status *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

11 Målstyringstavle: Bemanding og Omkostninger
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Målstyringstavle: Bemanding og Omkostninger STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Bemanding Omkostninger Fravær – Dage pr. medarbejder Kompetence -oversigt / -udvikling Lagerværdi Lageromsætningshastighed Skær Svejs Montage Forsendelse Lean Jens Anders Pia Torben Ida Søren Hanne Inge Lars Under oplæring Udlært %-del vikarer Forecast præcision Tilfredshed Tilstedeværelse Mødt op Kort syg Lang syg Ferie Jens  X Anders Pia Torben Ida X  Søren X Hanne Inge Lars HANDLINGSPLAN VED BEMANDINGSPROBLEMER HANDLINGSPLAN VED OMKOSTNINGSSTYRING Dato Problem / Løsning Ansvar Hvornår Status Dato Problem / Løsning Ansvar Hvornår Status *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

12 Projekttavler: Styring af projektporteføljen og dets fremgang
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Projekttavler: Styring af projektporteføljen og dets fremgang STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Definer projektet Mål på facts Analyser Implementer Kontroller Tværfunktionelt i i i Salg i i Produktion i A5: (Projektnavn) Deltagere: Tidsramme: Problemstilling: Resultat fra sidste fase: Status på nuværende fase: Success kriterier: Indkøb i Kender du det med at have alt for mange projekter i gang. DU KAN STYRE DET EFFEKTIVT MED VISUALISERING Udvikling i Ledelse i Logistik i

13 Projekttavler: Styring af større udviklingsprojekt
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Projekttavler: Styring af større udviklingsprojekt STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Projekt: Projektleder: Status: Deadline: Projektdeltagere Kompetence Strategisk relevans Problem / Udfordring Succeskriterier / KPI’er Faser og deres resultat Definer Mål Analyser Implementer Kontroller Tidsplan Aktivitet Ansvar Deadline

14 Forbedringstavle: Fra ide’ til værdi
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Forbedringstavle: Fra ide’ til værdi STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Forbedringer gennemført 3 7 = kage Ide’ Pulje Hvad er Problemet? Hvad er Årsagen? Antal gennemførte ideer sidste måned Kvalitet Produktivitet Sikkerhed Hvad er Ideen? Ide’ Prioritering Ide’ implementering Gennemfør straks Igangsæt projekt Høj Effekt Ide Ansvar Deadline Opfølgning Prioriter Smid ud Lav Effekt Lille indsats Høj indsats

15 Værktøjstavle: Lean værktøjstavle
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Værktøjstavle: Lean værktøjstavle STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Current state (VSM) 5S / Audit Sort Standardise Simplify Sweep Sustain OEE - Maskinudnyttelse Nedbrud Omstillinger Små stop Hastighed Defekt Råvare spild Sidste uges audit Lager: 7 Hal 1: 5 Hal 2: 6 Hal 3: 6,5 Forsendelse: 7 Kontor: 4,5 Sidste uges OEE Maskine 1-4: 45% Maskine 5-8: 48% Maskine 9-12: 41% Maskine 13-14: 44% Takt tid Flaskehalse Flow Proces Cyklus vs. takt Spild reducering Transport Lager Bevægelse Ventetid Overproduktion Processer Defekt Highrunners Varenr.: 00857 Varenr.: 02540 Varenr.: 01356 Varenr.: 06540 Varenr.: 00257 Future state (VSM) Reduceringer/ måned Lagerværdi kr. Transport – 3 timer Defekt -20% HANDLINGSPLAN VED LEAN FORBEDRINGER Dato Problem / Løsning Ansvar Hvornår Status *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

16 Problemløsningstavle: Få løst kerneårsagen
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Problemløsningstavle: Få løst kerneårsagen STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Problemløsning Dato Problem / opgave Indkapsling Kerneårsag Handling Ansvar Deadline Status Stop blødningen midlertidigt Spørg 5 x hvorfor Brug Fiskebens diagram Fiskebensdiagram: 5 X Hvorfor: Mennesker Maskiner Materialer 1 X Hvorfor 2 X Hvorfor 3 X Hvorfor 4 X Hvorfor 5 X Hvorfor Problemstilling / Mål Metoder Målinger Midler *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

17 Planlægningstavle: Daglig opfølgningstavle
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Planlægningstavle: Daglig opfølgningstavle STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Proceskonfirmering Udfør 5S Audit Grøn = Aktivitet gennemført Rød = Aktivitet ikke-gennemført Hastesager Opdaget Deadline Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Anders Ida Lone Kenneth Henning Thomas S Mariann Tobias Marie Thomas H Karen Line Henrik Pia Anja Svend Holger Torben Lotte Iben Kirsten Kunde Levering af Antal Ansvar Nedbrud Hvad? Hvor? Hvorfor? Indkapsling Løst Ansvar T-kort Mandskab T-kortet vendes til grøn når aktiviteten er gennemført Sygmeldinger Ude af huset Hvem? Afdeling Handling Hvem? Hvor Tilbage *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

18 Planlægningstavle: Ordreplanlægning
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Planlægningstavle: Ordreplanlægning STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Kunde Segment (A-B-C) Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag + 1 uge + 2 uger HASTER Ordren placeres den dag den skal leveres og markeres med en farve Ordrestr. 1-20 Ordrestr. 21-200 Ordrestr. 201- *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

19 Planlægningstavle: Kundehåndtering
VISUEL LEDELSE TAVLE PORTEFØLJE DET GODE TAVLEMØDE Planlægningstavle: Kundehåndtering STRUKTUR SKABER ADFÆRD OG UDVIKLER DE GODE VANER Virksomhed Segment (A-B-C) Ansvarlig Interesseret i / Reklamation Aktivitet Opfølgning *Kan måles pr. uge, pr. dag eller pr. måned

20 Showroom hos Dansk Produktions Univers
Har visualisering via tavle set up fanget din interesse, viser vi meget gerne vores showroom frem.

21 Vil du vide mere? Har du interesse i visualisering og visuel ledelse, så deler vi gerne vores viden og erfaringer. Kontakt: Lone Jakobsgaards, HR & Projektchef Tel